când am lucrat în domeniu, una dintre cele mai mari plângeri am primit de la clienti a fost că rapoartele de ofițer de securitate au fost întotdeauna slabă calitate. Fie că este vorba de angajați în schimburi orare sau de supraveghetori de pază, rapoartele de incidente trebuie să fie lizibile, ușor de înțeles și utilizabile, dacă este necesar, ca document legal în instanță. Utilizarea unui software de raportare a ofițerilor de securitate poate ajuta la raportare, cu toate acestea sunt necesare abilități de comunicare scrisă.
ar fi ușor să credem că oricine lucrează într-un astfel de domeniu orientat spre comunicare ar ști să scrie un raport lizibil și respectabil. Din păcate, chiar și cu presiunea constantă din partea clienților, mulți nu. unii ofițeri nici măcar nu știu să scrie sau să folosească o gramatică bună, chiar dacă au absolvit liceul sau au urmat Facultatea.
nu mă consider un „expert” pe tema redactării eficiente a rapoartelor pentru industria de securitate. Nu m-am descurcat bine cu gramatica în liceu și am învățat doar puțin mai mult în cei 36 de ani care au urmat. Cu toate acestea, eu știu cum să scrie rapoarte de securitate pentru a ajuta la tine, ofițerii tăi, și compania dumneavoastră de necazuri.
limbă
nu scrieți folosind un limbaj detaliat sau floral; aceasta nu este o clasă de limbă la nivel de colegiu. Scrie-ți raportul ca și cum ai spune unui prieten ce s-a întâmplat. Fii conversațional. Utilizați cât mai multe citate directe ca tine poate.
și nu vă feriți să folosiți un limbaj urât dacă altcineva îl folosește și este necesar pentru raport. Nu folosiți niciodată asterisc în locul cuvintelor blesteme, adică S * * * sau B * * * * * * t.
în cele din urmă, fiți cât mai concis posibil. Clienții dvs. sunt ocupați, care nu doresc să petreacă mai mult timp citind rapoarte decât trebuie.
abrevieri
precizați toate cuvintele abreviate în întregime prima dată când le-ați folosit, cu abrevierea chiar în spatele ei între paranteze. De atunci, folosiți abrevierea. De exemplu, ” ofițerului de securitate (S/O) Stevens și ofițerului de poliție (P/O) Roberts li s-a alăturat S/o Junie.”
acest lucru economisește timp și spațiu fără a crea confuzii inutile pentru client.
marcajele de timp
în toate cazurile, înregistrați orele în care aflați informațiile, nu presupunerile dvs. cu privire la momentul în care s-ar fi putut întâmpla ceva. Oricât de frumos ar fi, nu suntem capabili să vedem timpul.
păstrați raportul în ordine cronologică, deoarece cunoașteți detaliile. Cu alte cuvinte, scrieți raportul cu detaliile pe măsură ce ofițerul le învață. Dacă o luptă are loc la 0400, dar ofițerul nu află de ea până la 0600, atunci începe raportul la 0600.
întotdeauna, dacă nu este indicat altfel, folosiți timpul militar în scrierea raportului de securitate. Acest lucru ajută la evitarea și eliminarea confuziei atunci când vine vorba de intervalul de timp.
dacă aveți instrumentele disponibile pentru a utiliza anumite marcaje de timp, faceți cronologia dvs. cât mai specifică posibil. Dacă nu, utilizați cuvântul aproximativ, astfel încât să fiți protejat de întrebările privind acuratețea rapoartelor.
stil
toate rapoartele ar trebui să fie scrise într-o voce 3rd person. Utilizarea punctului de vedere al persoanei a 3-a va reduce confuzia cu privire la cine a făcut ce, unde și când. Dacă aveți mai mulți ofițeri implicați, cu siguranță vă va ajuta să păstrați linia de poveste dreaptă.
scrieți raportul conform instrucțiunilor de afaceri actuale. Verificați cu clientul pentru a vedea ce formatare preferă. Atâta timp cât nu provoacă prea multe dureri de cap, este întotdeauna cel mai bine să prezentați informațiile în orice mod pe care Clientul îl consideră cel mai util.
gramatica, ortografia și punctuația trebuie monitorizate îndeaproape. Gramatica slabă va avea clienți care îți pun la îndoială inteligența. Ar trebui să aveți întotdeauna un dicționar la îndemână. Software-ul de raportare a incidentelor fără hârtie are adesea încorporate verificatoare de ortografie și gramatică și există o mulțime de aplicații și site-uri web pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți.
completarea raportului
completați complet formularul de raport. Nu lăsați spații neocupate. Dacă aveți spații goale când ați terminat, atunci plasați ceva de genul N/A sau și X prin ele. Acest lucru face ca forma să pară mai formală și mai completă și împiedică pe altcineva să scrie lucruri în acele spații.
este vorba despre Client
aceste linii directoare de mai sus sunt doar că, linii directoare. Oriunde un ofițer merge formatul este obligat să fie un pic diferit. În industria de securitate, modul în care clientul dorește rapoartele lor este modul în care le veți scrie. Aceasta include nu doar formatarea, ci și informațiile incluse și evidențiate.
totuși, aceste sfaturi se aplică aproape tuturor scrierii raportului de pază. Amintiți-le și veți putea crea un raport complet de securitate care să facă clientul fericit, să le ofere toate informațiile de care au nevoie și să se poată ridica într-o instanță de judecată.
