Small Business Travel: Ghidul complet

Travel este o modalitate eficientă pentru întreprinderi de a dobândi noi clienți și investitori– nimic nu este mai de impact decât întâlnirea față în față cu un potențial client. Companiile mari sunt adesea bine echipate pentru călătorii, au o procedură uniformă și suficienți bani pentru a-și susține angajații. Cu toate acestea, pentru întreprinderile mici, călătoriile pot deveni copleșitoare și neorganizate. Combinația dintre un număr limitat de angajați și un plan de călătorie prea ambițios sau nerealist poate pune o presiune financiară asupra întreprinderilor mici.

potrivit Concur Technologies, o companie de gestionare a călătoriilor și cheltuielilor, întreprinderile mici cheltuiesc în medie cu 19,7% mai mult pentru călătorii! Pentru a minimiza aceste cheltuieli, este vital pentru întreprinderile mici să creeze planuri de cheltuieli eficiente și politici detaliate de călătorie corporative. Un plan cuprinzător de călătorie care se concentrează pe consolidare, conformitate, flexibilitate și transparență vă poate ajuta să călătoriți în afaceri mici într-un mod mai organizat, mai productiv și mai rentabil.

cei patru piloni ai eficient Business Travel

membrii întreprinderilor mici nu pot călători eficient decât dacă au un plan de călătorie accesibil și ușor de digerat. Acest lucru îi va ajuta pe cei responsabili să devină mai conștienți de câți bani pot fi cheltuiți în mod realist pentru călătorii. Un plan accesibil va ajuta, de asemenea, angajații să înțeleagă ce se așteaptă de la ei în timpul călătoriilor de afaceri. În primul rând, acest lucru impune întreprinderilor mici să își gestioneze finanțele prin consolidare.

1) organizație: gestionarea finanțelor prin consolidare

este imposibil să gestionați finanțele afacerii dvs. mici fără a crea un sistem organizat. Uneori, companiile nu reușesc să-și consolideze cheltuielile financiare. Fără o înțelegere a cheltuielilor companiei dvs., va fi dificil să vă alocați în mod corespunzător cheltuielile între departamente. Acest lucru poate duce la călătorii dezorganizate și tensionate din punct de vedere financiar. Organizații precum World Travel Service vă pot ajuta să îmbinați toate informațiile dvs. în rapoarte financiare online. Prin îmbunătățirea organizării finanțelor companiei dvs., puteți obține o idee mai bună despre câștigurile nete ale companiei dvs.

un studiu realizat de Association of Corporate Travel Executives (ACTE) și Global Business Travel Association (GBTA) a constatat că 51% dintre angajații chestionați (PDF) speră să introducă o politică „costul total al călătoriei” în următorii doi ani. Acest tip de politică, care ajută la detalierea zonelor de călătorie care costă cel mai mult și la modul în care aceste cheltuieli pot fi gestionate eficient, poate fi utilă în special pentru întreprinderile mici care se luptă financiar. Prin crearea unui sistem financiar organizat și consolidat, compania dvs. va deveni mai conștientă de așteptările de călătorie și de limitările costurilor. Cu această claritate, afacerea dvs. va deveni mai eficientă, iar angajații dvs. vor lucra mai bine unul cu celălalt, ca o mașină bine unsă.

2) conformitate: instruirea călătorilor

sondajul ACTE raportează că 84% dintre managerii de călătorii corporativi consideră că economisirea de bani va deveni mai mult despre obținerea conformității; va exista o ” schimbare în modul în care managerii de călătorie corporativi abordează Politica, departe de controlul costurilor furnizorilor și de gestionarea comportamentului călătorilor.”Cu cât angajații dvs. sunt mai conștienți și înțeleg politica de călătorie a companiei dvs., cu atât vor fi economisiți mai mulți bani.

din păcate, în speranța de a găsi prețuri mai ieftine, angajații se abat uneori de la Politica de călătorie a companiei lor. În teorie, acest lucru poate să nu pară problematic; angajații pot chiar să creadă că sunt de ajutor. Potrivit unui sondaj realizat în 2013 de Amadeus, o companie globală de turism și turism, 52% dintre călătorii de afaceri au avut cheltuieli de călătorie neplătite, deoarece nu au respectat politica de călătorie a companiei lor. În realitate, lipsa de conformitate relevă adesea o lipsă de înțelegere. Dacă un angajat nu vă respectă instrucțiunile, riscă să distorsioneze sau să deterioreze planul de economii al companiei dvs. Prin respectarea membrilor echipei, întreprinderile mici își pot realiza planurile de călătorie din punct de vedere economic și eficient. În loc să încerce să controleze costul furnizorilor, companiile își îndreaptă atenția spre gestionarea modului în care angajații își urmează politica de călătorie. Accentul nu ar trebui să fie pus pe „economii semnificative”; în schimb, companiile ar trebui să se concentreze pe „evitarea costurilor”.”Cu toate acestea, respectarea este imposibilă dacă nu creați o politică de călătorie flexibilă.

3) flexibilitate: stabilirea unui Plan de călătorie realizabil

în timp ce respectarea angajatilor este important, întreprinderile mici încă mai trebuie să promoveze comunicarea deschisă între angajat și angajator. Dacă angajații dvs. exprimă preocupări sau subliniază probleme cu planul dvs. de călătorie, este de datoria dvs. să ascultați aceste nemulțumiri și să recunoașteți când este benefic să fiți flexibil. Succesul necesită o comunicare deschisă între angajați și angajator; trebuie să fii adaptabil și să susții călătorii frecvenți dacă speri să creezi un sistem eficient și economic.

călătoriile și flexibilitatea merg mână în mână; este necesar ca întreprinderile mici să aibă o mentalitate deschisă în fiecare etapă a procesului de călătorie. Conform sondajului Amadeus, 51% dintre călătorii de afaceri au trebuit să facă modificări (PDF) planurilor lor de călătorie înainte de plecare și 22% au trebuit să facă trei sau mai multe modificări ale itinerariului lor. Cu atât de multe modificări de ultim moment, este important ca întreprinderile mici să fie confortabile cu schimbarea și dispuse să facă schimbări de ultim moment. De exemplu, deși politicile mandatate vor oferi angajaților un set clar de linii directoare și probabil vor îmbunătăți productivitatea, uneori, nu este realist ca fiecare angajat să urmeze linii directoare identice– un membru al conducerii superioare poate avea mai multă flexibilitate într-o călătorie decât ceilalți angajați. Uneori, este important să fii flexibil cu angajații tăi; lasă mandatele să se transforme în linii directoare atunci când este necesar.

de asemenea, dacă sistemul de călătorie al companiei dvs. nu funcționează, nu vă fie teamă să îl schimbați! Un sistem defectuos va duce doar la mai multe probleme financiare. În companiile mici, este posibil să puteți obține feedback de la toți călătorii cu privire la politicile de călătorie; este important să profitați de acest lucru, astfel încât să vă puteți da seama ce funcționează și ce nu. odată ce aveți un sistem de lucru, investiți în el– rămâneți angajat și asigurați-vă că totul merge conform planului.

4) transparență: importanța comunicării

pe lângă faptul că sunt deschiși îmbunătățirilor politicii de călătorie, angajatorii întreprinderilor mici trebuie să rămână deschiși cu angajații lor cu privire la scopurile deciziilor lor de călătorie corporativă. Inițial, compania dvs. mică poate părea să funcționeze bine fără un plan de călătorie clar și detaliat. Mulți proprietari de afaceri mici fac greșeala de a presupune că, pur și simplu din cauza dimensiunilor mici, angajații lor au acces și înțeleg pe deplin politica de călătorie a companiei. Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea dvs. crește, lipsa structurii– sau absența unui plan de călătorie cu totul– poate provoca confuzie. Dacă nu aveți un plan de călătorie pe care angajații dvs. îl înțeleg pe deplin, lucrurile se pot dezlega rapid.

structura, claritatea și Transparența sunt necesare pentru a menține relații de încredere. Din păcate,
potrivit ACTE, 44% dintre organizațiile chestionate nu au un sistem formal de colectare a feedback-ului călătorilor. Cu toate acestea, 42% dintre managerii de călătorii corporative doresc să înființeze un grup de călători pentru a îmbunătăți comunicarea. Nu subestimați valoarea creării unei relații între angajați și angajatori! Dacă toți membrii echipei înțeleg politica de călătorie, este mai ușor să creați un sistem care să funcționeze fără probleme. Dacă nu comunicați bine cu angajații dvs., aceștia pot deveni obosiți, stresați sau confuzi. Acest lucru poate determina angajații să acționeze nefocalizat în timpul călătoriilor de afaceri, ceea ce va afecta interacțiunile lor cu potențialii clienți.

îmbunătățirea serviciului de călătorie

este o concepție greșită comună că este ușor pentru întreprinderile mici să aibă linii deschise și clare de comunicare. Într– adevăr, este adesea mai greu pentru companiile mici să-și țină angajații informați-politicile de călătorie tind să fie prea generale sau deschise. În timp ce întreprinderile mai mari au de obicei o politică formală de călătorie pe care angajații cu experiență o pot ajuta să o consolideze, angajații din companiile mici nu au adesea o înțelegere clară a politicii de călătorie și nici nu au sprijinul unei rețele mari de colegi. Astfel, este ușor pentru angajații din întreprinderile mici să ignore Politica de călătorie a companiei lor și să ia propriile decizii în timp ce se află pe traseu.

comunicarea este deosebit de importantă în timpul procesului de călătorie în sine. Mesajele Pre, în timpul și post-călătorie sunt modalități bune de a ține călătorii la curent. Platforma de comunicare de mesagerie Concur are mesaje înainte de călătorie, hărți interactive, itinerarii ale angajaților, detalii despre destinație și multe altele. Aceste instrumente pot oferi călătorilor informații și sfaturi cu privire la modul de gestionare eficientă și productivă a călătoriilor lor. Comunicarea constantă va ajuta la menținerea călătoriilor de afaceri organizate, reamintind în același timp angajaților să se comporte corespunzător și să rămână concentrați. Compania commerce-as-a-service, consideră, are, de asemenea, o aplicație de călătorie corporativă care vă va ajuta să rezervați zboruri, să personalizați politicile de călătorie și chiar să vizualizați inventarul companiilor aeriene.

cum se face rezervarea călătoriilor pentru o afacere mică: agenții de gestionare a călătoriilor la prețuri accesibile și soluții digitale

întreprinderile mici au câteva opțiuni pentru rezervarea și planificarea călătoriilor.

cu toate acestea, multe companii devin mai stricte în ceea ce privește rezervarea; au ales instrumente specifice de rezervare pe care le-au considerat a fi cele mai utile.

politicile Restrictive de călătorie minimizează banii cheltuiți pentru planificare. Este obișnuit ca companiile să se bazeze doar pe câteva instrumente de rezervare– chiar și Cognizant recomandă ca, dacă compania dvs. nu are o problemă, să nu „remediați ceea ce nu este rupt.”Deși este adevărat că nu ar trebui să demontați o politică de călătorie care pare să funcționeze, este întotdeauna important să explorați opțiuni mai ieftine. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să vă revizuiți complet planul de călătorie– înseamnă că ar trebui să încercați alte soluții de călătorie, mai degrabă decât să vă bazați pur și simplu pe ceea ce este confortabil. Chiar dacă politica dvs. de călătorie pare să funcționeze, poate că ar putea funcționa și mai bine. Dacă încercați Opțiuni de călătorie mai ieftine, puteți apoi să vă modificați politica de călătorie pentru a se potrivi acestor constatări.

1) agentii de turism

multe întreprinderi mici cred că agenții de turism sunt prea scumpe. Cu toate acestea, potrivit New York Times, atunci când prețul și serviciul agenților sunt comparate într-un studiu cu cele ale motoarelor de căutare online, agenții ies pe primul loc. Jurnalistul Seth Kugel explică modul în care agenții testați au putut sugera „rute alternative, sfaturi privind vizele și , în general, mai umane decât omologii lor de calculator.”Agenții vă pot ajuta afacerea mică să găsească tarife și reduceri nepublicate pe care motoarele de căutare nu le pot face. Este important să știți cum să lucrați în jurul restricțiilor de cost atunci când rezervați zboruri, hoteluri, transport și multe altele. Agențiile de turism pot oferi companiei dvs. ajutorul suplimentar de care are nevoie pentru a începe.

Ethan Laub, fondator și CEO al TripScanner, sugerează că există trei semne că compania dvs. ar trebui să găsească un agent de turism. Dacă compania dvs….
1) are un sistem complex de călătorie
2) face modificări frecvente de ultim moment la rezervări
3) călătorește suficient pentru a negocia reduceri pentru furnizori
…atunci puteți beneficia de ajutorul unui agent.

2) Rezervare deschisă

deși un agent de turism este de ajutor, multe întreprinderi mici aleg să meargă un traseu diferit. Dave Johnson, scriitor pentru startupnation.com, consideră că este important cântărește toate opțiunile, mai degrabă decât alegerea automată a unui agent de turism. Rezervarea deschisă devine soluția preferată de călătorie, deoarece permite angajaților să își rezerve propriile călătorii prin platformele preferate– adesea direct de pe smartphone-urile lor. În timp ce agențiile de turism pot „avea acces la anumite tipuri de reduceri și pachete care… ar putea fi mai greu de găsit pe cont propriu”, Johnson sugerează că, dacă puteți dedica puțin timp și energie suplimentară, puteți găsi prețuri mai bune in-house. Open booking este o soluție convenabilă de călătorie care are potențialul de a îmbunătăți vizibilitatea, sporind în același timp flexibilitatea și libertatea angajaților. Este pur și simplu o chestiune de cântărire argumente pro și contra și de a decide dacă compania dumneavoastră are timp pentru a găsi oferte în sine, sau dacă este necesară asistență din exterior.

rezervare deschisă pentru întreprinderile mici: profesioniștii

deși este adesea dificil pentru companiile mari să încerce diferite abordări de călătorie, companiile mici nu au de obicei această problemă; este mai ușor pentru întreprinderile mici să experimenteze diferite abordări. Explorând toate opțiunile de călătorie disponibile, afacerea dvs. mică poate descoperi ce sistem funcționează cel mai bine. Open booking oferă angajaților dvs. libertatea de a alege modul în care își rezervă călătoriile. Nu numai că acest lucru va crește confortul de călătorie, dar, de asemenea, va ajuta compania dvs. să descopere noi instrumente de călătorie care pot beneficia de afacerea dvs. Această metodă poate contribui, de asemenea, la promovarea unui mediu de echipă mai bun, permițând angajaților să aibă un anumit control asupra modului în care călătoresc. Rita Visser de la GBTA comentează că „rezervarea deschisă oferă călătorilor posibilitatea de a face alte alegeri” (PDF). Visser consideră că rezervarea deschisă este perfectă pentru milenii, care de obicei „nu vor să li se spună unde și ce să rezerve.”Oferind angajaților un anumit control asupra propriilor călătorii, sistemul de rezervare al companiei va deveni mai flexibil, iar micile afaceri vor avea loc să crească.

unii susțin, de asemenea, că rezervarea deschisă facilitează gestionarea cheltuielilor de călătorie. Kathy Kaden, directorul asociat la Cognizant, comentează că Open booking permite călătorilor să” redirecționeze itinerarii către Programul de călătorie gestionat pentru o imagine mai completă a cheltuielilor de călătorie ” (PDF). Chitanțele de călătorie pot fi trimise automat angajatorului și, astfel, rapoartele de cheltuieli pot fi create fără probleme. În acest fel, rezervarea deschisă vă poate ajuta afacerea să consolideze informațiile, indiferent de modul sau locul în care angajații își rezervă călătoriile. Această creștere a vizibilității călătorului vă va permite să vedeți ce cheltuiesc angajații dvs. și unde îl cheltuiesc.

rezervare deschisă pentru întreprinderile mici: Contra

când angajații au fost întrebați ce îi preocupă cel mai mult despre rezervarea deschisă, un sondaj realizat de Travel and Transport (PDF) a constatat că angajații au menționat frecvent „urmărirea călătorilor și alte probleme de siguranță.”Cu toate acestea, cei chestionați au clasat aceste preocupări mai mici decât beneficiile rezervării deschise, cum ar fi economiile potențiale. Alte surse au descoperit că rezervarea deschisă a dus la o creștere de 15% până la 20% a prețurilor (PDF), comparativ cu rezervarea angajaților în cadrul politicii de călătorie a companiei lor. Această creștere a prețurilor sa dovedit a fi în primul rând din cauza „reduceri corporative internaționale.”Aceste reduceri speciale sunt disponibile numai dacă rezervați prin intermediul companiilor de administrare a călătoriilor care pot negocia în numele dvs.

Michael Kubasik de la Travel and Transport concluzionează că „este într-adevăr prea devreme pentru a decide (PDF) dacă există economii materiale” ” din rezervarea deschisă. Dacă încă nu sunteți sigur dacă rezervarea deschisă este potrivită pentru afacerea dvs. mică, puteți găsi informații mai valoroase aici.

3) soluții digitale

nu este necesar să vă bazați complet pe o agenție de turism sau pe procese decizionale interne. Salesforce.com managerul senior, Dorian Stonie, comentează că folosesc rezervarea deschisă” doar atunci când are sens ” (PDF); este important să fii flexibil și să explorezi alte soluții digitale. Ca o alternativă la agenții de turism și la rezervarea deschisă, afacerea dvs. mică ar putea lua în considerare externalizarea totală sau parțială a proceselor sale, utilizând soluții digitale de gestionare a călătoriilor pentru un ajutor accesibil. Nu toate instrumentele digitale de călătorie sunt create egale; unele dintre ele sunt pur și simplu aplicații mobile sau site-uri web care pot oferi oferte de călătorie, în timp ce altele sunt soluții complete de gestionare a călătoriilor și cheltuielilor– conduse de A. I. sau combinând A. I. și agenții de turism. Următoarea listă de soluții mobile vă poate ajuta compania. Instrumentele de călătorie pe care le alegeți vor depinde de ceea ce doriți să rezervați și de câtă asistență aveți nevoie.

sfaturi de călătorie pentru afaceri mici și prejudecăți comune: ceea ce este posibil să fi ratat

de la rezervarea zborurilor de legătură până la găsirea celui mai ieftin mod de călătorie, există multe modalități prin care companiile pierd bani fără să-și dea seama. Am compilat o listă de sfaturi de mai jos pentru a vă ajuta compania să evite unele greșeli comune de călătorie.

greșeli comune de călătorie

pentru a evita astfel de greșeli de călătorie, vă recomandăm șablonul nostru de politică de călătorie, care vă poate ajuta să configurați o politică de călătorie concentrată și organizată. Indiferent dacă utilizați un agent de turism sau decideți să încercați o altă metodă, aceste sfaturi vă vor ajuta să vă transformați compania într-o mașină de călătorie economică și eficientă.

acum este timpul să decideți ce abordări funcționează cel mai bine pentru dvs. și afacerea dvs. Dacă sunteți interesat să vedeți dacă o soluție digitală este potrivită pentru dvs., puteți rezerva un demo al asistentei noastre de călătorie A. I., Claire, cu unul dintre fondatorii noștri chiar aici.