- ett dokumentspårningssystem automatiserar processen att komma åt, söka och redigera dokument och gör att du kan styra vem som visar eller redigerar ett dokument.
- viktiga funktioner i en dokumentspårningstjänst inkluderar dokumentsäkerhet, tredjepartsintegrationer och dokumentlagring.
- när du väljer ett dokumentspårningssystem, tänk på vilka funktioner som är måste för ditt företag och vilka du kan leva utan för att begränsa dina val.
dagarna med pappersstaplar och rader med arkivskåp ligger bakom oss, ersatta med digitala filer som är snyggt lagrade i molnet. Affärsdokument idag är nästan helt digitala, vilket möjliggör en mängd extrafunktioner som gör dagliga uppgifter mycket enklare. Läs vidare för att lära dig allt du behöver veta om dokumentspårningstjänster, inklusive vad de är, viktiga funktioner du bör leta efter och hur du använder dokumentspårningsprogramvara kan gynna ditt företag.
Vad är ett dokumentspårningssystem?
Dokumentspårning är ett viktigt inslag i dokumenthanteringssystem som automatiserar processen att söka, komma åt, Redigera och hantera elektroniska dokument eller filer. Med en dokumenttracker kan du styra vem som kan se ett dokument och se vem som har öppnat det, vilka ändringar som har gjorts och vem dokumentet har skickats till.
Dokumentspårningssystem (även kända som filspårningssystem) används oftast inom finans -, hälso-och sjukvårdssektorn och juridiska sektorer på grund av deras känsliga karaktär.
dokumentspårningssystem vs. dokumenthanteringssystem
även om dokumentspårningssystem liknar dokumenthanteringssystem och ofta ingår som en funktion i DMS, är de inte synonyma. Huvudskillnaden är att dokumentspårning har ett mer specialiserat fokus (spårning), medan dokumenthanteringssystem ger ett brett utbud av funktioner, inklusive samarbete, dokumentdelning och överföring.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter en dokumenthanteringstjänst för ditt företag? Fyll i frågeformuläret nedan för att få våra leverantörspartners att kontakta dig om dina behov.
varför ska du spåra dina dokument?
det finns många anledningar till att du bör spåra ditt företags dokument. Först och främst, det ger en stor möjlighet att optimera din dagliga verksamhet genom att påskynda processen för arkivering samt ge dig viktiga uppgifter om ditt företag. Ett dokumentspårningssystem kan automatiskt samla in data om dina kunder, kunder, investerare och konkurrenter och avslöja hur dina anställda använder (eller inte använder) de dokument du skickar ut till dem.
det här är några saker som din DTS kan berätta för dig:
- vem öppnade dokumentet
- när de öppnade det
- hur långt de läste innan de stängde det
- hur ofta öppnar de det
det här är några ytterligare fördelar med en DTS:
- säkerhet: spårning av dina dokument ger säkerhet, särskilt om ditt företag ofta hanterar viktig eller konfidentiell information. Du har fullständig kontroll över vem som har åtkomst till ett dokument och kan se exakt vem som har tittat på det, vem som har gjort ändringar och när dessa ändringar gjordes och om dokumentet skickades till någon.
- produktivitet: genom att spåra dina dokument kan du se redigeringar, vilket kan hjälpa dig att hålla ditt team på rätt spår och på samma sida.
- revisionsspår: Dokumentspårning gör det otroligt enkelt för ditt företag att skapa en verifieringskedja genom att automatiskt hålla reda på alla ändringar som gjorts i varje dokument, komplett med tidsstämplar.
- tillgänglighet: många dokumentspårningssystem möjliggör åtkomst till dina dokument var som helst och från vilken enhet som helst, så att du och dina anställda kan göra ändringar när som helst.
- lågt miljöavtryck: Ett dokumentspårningssystem hjälper ditt företag att bli papperslöst, vilket gynnar både dig och miljön genom att eliminera dina högar av papperskopior.
- tredjepartsintegrationer: en dokumentspårningstjänst gör att du kan integrera med andra produktivitetshöjande applikationer, till exempel din CRM, bokföringsprogram eller kalender. Detta möjliggör en sömlös överföring av information över alla aspekter av din organisation.
viktiga dokumentspårningssystemfunktioner
när du väljer en dokumentspårningstjänst finns det några funktioner du bör vara säker på att leta efter. Innan du börjar din sökning, Lista alla funktioner du tror att du kan behöva och kategorisera dem i ”måste ha”, ”skulle vilja ha” och ”kunde leva utan” för att hjälpa dig att fatta ditt beslut.
här är några viktiga funktioner du bör leta efter:
- dokumentlagring: en DTS lagrar alla företagets dokument på en central plats, vilket gör det enkelt att söka och hämta. Många system använder molnlagring, vilket ger ett extra lager av säkerhet för dina dokument.
- automatisering av dokumentbehandling: Dokumentspårningsprogramvara gör det enkelt att bearbeta dina dokument med en inbyggd processor, vilket kan påskynda dina arbetsflöden. Detta inkluderar vanligtvis import och export av data från Microsoft Office eller Excel.
- samarbetsverktyg: en dokumentspårningstjänst möjliggör enkelt samarbete för anställda genom att låta flera teammedlemmar arbeta på ett enda dokument utan att vänta på att enskilda ändringar ska göras. Om det behövs kan en teammedlem eller chef skapa åtkomstbegränsningar för att upprätthålla säkerhet eller konfidentialitet.
- dokumentsäkerhet: om du arbetar inom ett område som ofta handlar om känslig information, till exempel hälso-och sjukvård eller juridiska tjänster, är detta en extremt viktig funktion. Dokumentsäkerhet låter dig styra åtkomst till dokument, och vissa system kan till och med automatiskt följa viktiga regler enligt HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices eller ISO 9000/9001.
- Katastrofsäkerhet och återställning: Det är viktigt att hitta ett mjukvaruföretag som prioriterar skyddet av din information och filer, eftersom ett dataintrång eller lagringsproblem kan vara katastrofalt för ditt företag. Leta efter en leverantör med en etablerad, flexibel plan som kan anpassas för att passa dina unika behov.
- versionskontroll: även känd som versionshantering tillåter versionskontroll användare att skydda och spåra ändringar som gjorts i dokument i ditt dokumenthanteringssystem. Versionskontroll säkerställer att alla nya redigeringar spåras och sparas, och att äldre versioner av dokument arkiveras i systemet som referens.
- PDF-dokumentredigerare: den här funktionen gör det smidigt och enkelt för dig att redigera PDF-dokument och lägga till text, kryssrutor, textrutor eller andra anpassningar.
- Massuppladdning: om du ofta behöver ladda upp många dokument samtidigt kan den här funktionen göra processen mycket snabbare och effektivare genom att du kan slutföra uppladdningen med ett klick.
- mobilåtkomst: den här funktionen är utmärkt för företag som har avlägsna anställda eller arbetare på språng. Det låter dig komma åt dokument från vilken enhet som helst, inklusive bärbara datorer, Stationära datorer, surfplattor och mobiltelefoner.
- Avancerad sökning: om ditt företag hanterar stora volymer filer varje dag kan en avancerad sökfunktion göra ditt dagliga liv mycket enklare genom att hitta filer på ett ögonblick, så att du kan söka efter dokumenttyp, metadata eller företagsspecifik information. Denna process kallas också indexering.
den bästa dokumentspårningsprogramvaran
för att hjälpa dig att välja den bästa dokumentspårningsprogramvaran för din organisation, företag.com granskade de bästa dokumenthanteringstjänsterna. Dessa är våra bästa val:
- M-filer: M-filer är business.com ’ s plocka för den övergripande bästa DMS programvara. Det är ett utmärkt alternativ för företag av alla storlekar och erbjuder lättanvända verktyg för samarbete och arbetsflödesautomation utöver dess kraftfulla dokumentspårningsverktyg.
- FileHold Express: FileHold Express är business.com bästa valet för småföretag eftersom det erbjuder flera överkomliga prisplaner och många alternativ att skala upp när ditt företag växer.
- DocuWare: DocuWare är business.com bästa valet för arbetsflödesautomation. Dess funktioner inkluderar helt programmerbara automatiseringsverktyg för personalresurser, marknadsföring och försäljning, samt integrationer med flera tredjepartsappar.
- Dokmee: Dokmee är business.com s val för de säkraste DM: erna. Det är ett bra alternativ för företag som hanterar känslig information, till exempel vårdorganisationer och advokatbyråer. Dokmee tillhandahåller automatiserad efterlevnad av sekretessregler, och alla konton är lösenordsskyddade.
