- systém sledování dokumentů automatizuje proces přístupu, vyhledávání a úpravy dokumentů a umožňuje vám kontrolovat, kdo dokument prohlíží nebo upravuje.
- mezi klíčové funkce služby sledování dokumentů patří zabezpečení dokumentů, integrace třetích stran a ukládání dokumentů.
- při výběru systému sledování dokumentů přemýšlejte o tom, které funkce jsou pro vaši společnost nezbytné a které můžete žít, aniž byste zúžili výběr.
dny papírových stohů a řad kartoték jsou za námi, nahrazeny digitálními soubory úhledně uloženými v cloudu. Obchodní dokumenty jsou dnes téměř výhradně digitální, což umožňuje řadu dalších funkcí, které usnadňují každodenní úkoly. Čtěte dál a dozvíte se vše, co potřebujete vědět o sledování dokumentů služby, včetně toho, co oni jsou, klíčové vlastnosti byste měli hledat, a jak pomocí sledování dokumentů software může využívat vaše podnikání.
co je systém sledování dokumentů?
sledování dokumentů je klíčovou vlastností systémů pro správu dokumentů, která automatizuje proces vyhledávání, přístupu, úpravy a správy elektronických dokumentů nebo souborů. Dokument tracker, můžete kontrolovat, kdo může prohlížet dokument a vidět, kdo má přístup, jaké změny byly provedeny, a kdo byl dokument odeslán.
systémy pro sledování dokumentů (známé také jako systémy pro sledování souborů) se nejčastěji používají ve finančním, zdravotnickém a právním sektoru, vzhledem k citlivé povaze jejich dokumentů.
systém sledování dokumentů vs. systém pro správu dokumentů
i Když dokument sledovací systémy jsou velmi podobné systémy pro správu dokumentů a jsou často zahrnuty jako funkce DMS, nejsou synonymní. Hlavní rozdíl spočívá v tom, že sledování dokumentů má specializovanější zaměření( sledování), zatímco systémy správy dokumentů poskytují širokou škálu funkcí, včetně spolupráce, sdílení dokumentů a přenosu.
Poznámka redakce: Hledáte službu správy dokumentů pro vaši firmu? Vyplňte níže uvedený dotazník, aby vás naši prodejci kontaktovali ohledně vašich potřeb.
proč byste měli sledovat své dokumenty?
existuje mnoho důvodů, proč byste měli sledovat dokumenty vaší firmy. V první řadě poskytuje velkou příležitost optimalizovat vaše každodenní operace tím, že urychlí proces podání a poskytne Vám klíčová data o vaší firmě. Dokument sledovací systém může automaticky shromažďovat údaje o vaše zákazníky, klienty, investory a konkurenty, a odhalí, jak vaši zaměstnanci používají (nebo nepoužívají) dokumenty, které budete posílat k nim.
to jsou některé věci, které vám vaše DTS může říct:
- Kdo otevřel dokument
- Když se otevřel
- Jak daleko se číst před zavřením
- Jak často se otevřít
toto jsou některé další výhody DTS:
- Bezpečnost: Sledování dokumentů, zajišťuje bezpečnost, a to zejména pokud se vaše firma se často zabývá důležité nebo důvěrné informace. Budete mít úplnou kontrolu nad tím, kdo přistupuje k dokumentu, a můžete přesně vidět, kdo si jej prohlížel, kdo provedl změny a kdy byly tyto změny provedeny a zda byl dokument někomu zaslán.
- Produktivita: sledování dokumentů vám umožní vidět úpravy, které vám pomohou udržet váš tým na správné cestě a na stejné stránce.
- Audit stezky: sledování Dokumentů, dělá to neuvěřitelně snadné pro vaši společnost vytvořit auditní stopu tím, že automaticky sledovat všechny změny provedené do každého dokumentu, kompletní s časová razítka.
- Přístupnost: mnoho systémů pro sledování dokumentů umožňuje přístup k dokumentům odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, což vám a vašim zaměstnancům umožňuje kdykoli provádět změny.
- nízká ekologická stopa: Systém sledování dokumentů pomáhá vaší společnosti jít bezpapírové, což prospívá vám i životnímu prostředí tím, že eliminuje vaše hromady tištěných kopií.
- Třetí-party integrace: dokument sledovací služba umožňuje integraci s další posílení produktivity aplikací, jako je CRM, účetní software nebo kalendář. To umožňuje bezproblémový přenos informací ve všech aspektech vaší organizace.
klíčové funkce systému sledování dokumentů
při výběru služby sledování dokumentů existuje několik funkcí, které byste měli určitě hledat. Než začnete hledání, seznam všechny funkce, které byste mohla potřebovat, a roztřídit je do „musí mít,“ „rád bych“ a „mohl žít bez“, aby vám pomohou, aby vaše rozhodnutí.
Zde je několik klíčových funkcí, které byste měli hledat:
- ukládání Dokumentů: DTS bude ukládat všechny vaše dokumenty na jednom místě, což pro snadné vyhledávání a získávání. Mnoho systémů používá cloudové úložiště, které přidává další vrstvu zabezpečení vašich dokumentů.
- automatizace zpracování dokumentů: software pro sledování dokumentů usnadňuje zpracování dokumentů pomocí vestavěného procesoru, který může urychlit vaše pracovní postupy. To obvykle zahrnuje import a export dat z Microsoft Office nebo Excel.
- nástroje pro Spolupráci: dokument sledování provozu umožňuje snadnou spolupráci pro zaměstnance tím, že několik členů týmu pro práci na jednom dokumentu, aniž by čekal na jednotlivé změny. V případě potřeby může jeden člen týmu nebo manažer vytvořit omezení přístupu k zachování bezpečnosti nebo důvěrnosti.
- zabezpečení Dokumentů: Pokud pracujete v oboru, který často pracuje s citlivými informacemi, jako je zdravotní péče nebo právní služby, to je velmi důležité funkce. Document security umožňuje řídit přístup k dokumentům, a některé systémy mohou dokonce automaticky sledovat důležité předpisů, podle HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA správná Výrobní Praxe nebo ISO 9000/9001.
- bezpečnost a obnova katastrof: Je důležité najít softwarová společnost, která upřednostňuje ochranu vašich informací a souborů, protože narušení dat nebo skladování vydání by mohlo být katastrofální pro vaše podnikání. Hledejte poskytovatele se zavedeným, flexibilní plán, který lze přizpůsobit vašim jedinečným potřebám.
- řízení verzí: také známý jako verzování, Správa verzí umožňuje uživatelům chránit a sledovat změny provedené v dokumentech v rámci systému správy dokumentů. Version control zajišťuje, že všechny nové úpravy jsou sledovány a ukládány, a že starší verze dokumentů jsou archivovány v systému pro referenci.
- editor dokumentů PDF: Tato funkce vám umožní bezproblémovou a snadnou úpravu dokumentů PDF a přidání textu, zaškrtávacích políček, textových polí nebo jiných úprav.
- hromadné nahrávání: pokud často potřebujete nahrát mnoho dokumentů najednou, tato funkce může proces zrychlit a zefektivnit tím, že vám umožní dokončit nahrávání jedním kliknutím.
- mobilní přístup: Tato funkce je skvělá pro společnosti, které mají vzdálené zaměstnance nebo pracovníky na cestách. Umožňuje přístup k dokumentům z jakéhokoli zařízení, včetně notebooků, stolních počítačů, tabletů a mobilních telefonů.
- Pokročilé vyhledávání: Pokud vaše společnost se zabývá velké množství souborů každý den, pokročilé vyhledávací funkce můžete vytvořit svůj den-to-denní život mnohem jednodušší, tím, že hledání souborů v okamžiku, umožňuje vyhledávání podle typu dokumentu, metadata nebo společnost-specifické informace. Tento proces se také označuje jako indexování.
nejlepší software pro sledování dokumentů
, který vám pomůže vybrat nejlepší software pro sledování dokumentů pro vaši organizaci, firmu.com zkontroloval nejlepší služby správy dokumentů. Toto jsou naše nejlepší tipy:
- M-Files: M-Files je business.com vyberte si celkově nejlepší software DMS. Je to skvělá volba pro podniky všech velikostí a kromě výkonných nástrojů pro sledování dokumentů nabízí snadno použitelné nástroje pro spolupráci a automatizaci pracovních postupů.
- FileHold Express: FileHold Express je business.com nejlepší volba pro malé a střední podniky, protože nabízí několik cenově dostupné cenové plány a spoustu možností, jak rozšířit, jak vaše firma roste.
- DocuWare: DocuWare je business.com nejlepší volba pro automatizaci pracovních postupů. Jeho schopnosti zahrnují zcela programovatelné automatizační nástroje pro lidské zdroje, marketing a prodej, stejně jako integrace s několika aplikací třetích stran.
- Dokmee: Dokmee je business.com volba pro nejbezpečnější DMS. Je to skvělá volba pro podniky, které se zabývají citlivými informacemi, jako jsou zdravotnické organizace a advokátní kanceláře. Dokmee poskytuje automatizované dodržování předpisů o ochraně osobních údajů a všechny účty jsou chráněny heslem.
