- asiakirjaseurantajärjestelmä automatisoi asiakirjojen hakemisen, hakemisen ja muokkaamisen ja mahdollistaa sen, että voit hallita, kuka dokumenttia katsoo tai muokkaa.
- asiakirjojen seurantapalvelun keskeisiä ominaisuuksia ovat asiakirjojen turvallisuus, kolmannen osapuolen integroinnit ja asiakirjojen tallennus.
- kun valitset asiakirjaseurantajärjestelmän, mieti, mitkä ominaisuudet ovat yrityksellesi välttämättömiä ja mitä ilman voit elää rajataksesi valintojasi.
takana ovat paperipinojen ja arkistokaappirivien päivät, jotka on korvattu siististi pilveen tallennetuilla digitaalisilla tiedostoilla. Liiketoimintadokumentit ovat nykyään lähes kokonaan digitaalisia, mikä mahdollistaa monia lisäominaisuuksia, jotka helpottavat päivittäisiä tehtäviä paljon. Lue lisätietoja oppia kaiken mitä sinun tarvitsee tietää asiakirjaseurantapalveluista, mukaan lukien mitä ne ovat, tärkeimmät ominaisuudet sinun pitäisi etsiä, ja miten käyttämällä asiakirjaseurantaohjelmisto voi hyötyä yrityksesi.
mikä on asiakirjojen seurantajärjestelmä?
Asiakirjaseuranta on asiakirjojen hallintajärjestelmien keskeinen ominaisuus, joka automatisoi sähköisten asiakirjojen tai tiedostojen etsimisen, käytön, muokkaamisen ja hallinnan. Document Trackerin avulla voit määrittää, kuka voi katsoa dokumenttia ja nähdä, kuka on käyttänyt sitä, mitä muutoksia on tehty ja kenelle dokumentti on lähetetty.
asiakirjojen seurantajärjestelmiä (tunnetaan myös nimellä tiedostojen seurantajärjestelmät) käytetään yleisimmin rahoitus -, terveydenhuolto-ja lakialalla asiakirjojen arkaluonteisuuden vuoksi.
asiakirjojen seurantajärjestelmä vs. asiakirjahallintajärjestelmä
vaikka asiakirjojen seurantajärjestelmät ovat hyvin samanlaisia kuin asiakirjojen hallintajärjestelmät ja ne sisältyvät usein DMS: ään, ne eivät ole synonyymejä. Tärkein ero on se, että asiakirjojen seuranta on erikoistuneempaa (seuranta), kun taas asiakirjojen hallintajärjestelmät tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia, mukaan lukien yhteistyö, asiakirjojen jakaminen ja siirtäminen.
toimittajan huomautus: Etsitkö asiakirjahallintapalvelua yrityksellesi? Täytä alla oleva kyselylomake, jotta myyjäkumppanimme ottavat sinuun yhteyttä tarpeistasi.
miksi sinun pitäisi seurata asiakirjojasi?
yrityksen asiakirjoja kannattaa seurata monestakin syystä. Ennen kaikkea, se tarjoaa suuren mahdollisuuden optimoida päivittäistä toimintaa nopeuttamalla arkistointiprosessia sekä tarjoamalla sinulle keskeisiä tietoja yrityksesi. Asiakirjojen seurantajärjestelmä voi automaattisesti kerätä tietoja asiakkaistasi, asiakkaistasi, sijoittajistasi ja kilpailijoistasi ja paljastaa, miten työntekijäsi käyttävät (tai eivät käytä) heille lähettämiäsi asiakirjoja.
näitä asioita DTS voi kertoa:
- kuka avasi asiakirjan
- kun he avasivat sen
- kuinka paljon he lukivat ennen sulkemista
- kuinka usein he avaavat sen
nämä ovat joitakin DTS: n lisäetuja:
- turvallisuus: asiakirjojen seuranta tarjoaa turvallisuutta, varsinkin jos yrityksesi käsittelee usein tärkeitä tai luottamuksellisia tietoja. Sinulla on täysi kontrolli siitä, kuka käyttää asiakirjaa ja näet, kuka on katsonut sitä, kuka on tehnyt muutoksia ja milloin nämä muutokset on tehty, ja onko asiakirja lähetetty kenellekään.
- Tuottavuus: dokumenttien seuraamisen avulla voit nähdä muokkauksia, joiden avulla voit pitää tiimisi raiteilla ja samalla sivulla.
- kirjausketjut: Asiakirjaseurannan avulla yrityksen on uskomattoman helppo luoda kirjausketju pitämällä automaattisesti kirjaa kaikista asiakirjaan tehdyistä muutoksista aikaleimoineen.
- saavutettavuus: monet asiakirjaseurantajärjestelmät mahdollistavat pääsyn asiakirjoihisi mistä tahansa ja miltä tahansa laitteelta, jolloin sinä ja työntekijäsi voitte tehdä muutoksia milloin tahansa.
- pieni ympäristöjalanjälki: Asiakirjojen seurantajärjestelmä auttaa yritystäsi paperittomuuteen, mikä hyödyttää sekä sinua että ympäristöä poistamalla kasoittain paperikopioita.
- kolmannen osapuolen integraatiot: asiakirjaseurantapalvelun avulla voit integroida muihin tuottavuutta lisääviin sovelluksiin, kuten CRM -, kirjanpito-ohjelmistoosi tai kalenteriisi. Tämä mahdollistaa saumattoman tiedonsiirron organisaatiosi kaikilla osa-alueilla.
Keskeiset asiakirjaseurantajärjestelmän ominaisuudet
kun valitset asiakirjaseurantapalvelua, on muutamia ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä. Ennen kuin aloitat haun, Luettele kaikki ominaisuudet, joita luulet tarvitsevasi, ja luokittele ne ”must have”, ”would like to have” Ja ”could live without” auttamaan sinua tekemään päätöksesi.
Tässä muutamia keskeisiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä:
- asiakirjojen varastointi: DTS tallentaa kaikki yrityksesi asiakirjat yhteen keskitettyyn paikkaan, mikä helpottaa etsimistä ja hakemista. Monet järjestelmät käyttävät pilvitallennusta,mikä lisää asiakirjojesi turvallisuutta.
- Document processing automation: Document tracking software helpottaa asiakirjojen käsittelyä sisäänrakennetulla prosessorilla, mikä voi nopeuttaa työnkulkua. Tähän sisältyy tyypillisesti Microsoft Officen tai Excelin tietojen tuonti ja vienti.
- yhteistyötyökalut: asiakirjaseurantapalvelu mahdollistaa työntekijöiden helpon yhteistyön antamalla useiden tiimin jäsenten työskennellä yhden asiakirjan parissa odottamatta yksittäisten muutosten tekemistä. Tarvittaessa yksi tiimin jäsen tai johtaja voi luoda pääsyrajoituksia turvallisuuden tai luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.
- asiakirjojen turvallisuus: Jos työskentelet alalla, joka usein käsittelee arkaluonteisia tietoja, kuten terveydenhuollossa tai oikeudellisissa palveluissa, tämä on erittäin tärkeä ominaisuus. Asiakirjojen turvallisuuden avulla voit hallita asiakirjojen saatavuutta, ja jotkin järjestelmät voivat jopa automaattisesti noudattaa tärkeitä säädöksiä HIPAA: n, Sarbanes-Oxleyn, FDA: n hyvien tuotantotapojen tai ISO 9000/9001: n mukaisesti.
- Katastrofiturva ja toipuminen: On tärkeää löytää ohjelmistoyritys, joka priorisoi tietosuojan ja tiedostojen, koska tietomurto tai varastointi ongelma voi olla tuhoisa yrityksesi. Etsi palveluntarjoaja, jolla on vakiintunut, joustava suunnitelma, joka voi sopeutua ainutlaatuisiin tarpeisiisi.
- versionhallinta: versionhallinta antaa käyttäjille mahdollisuuden suojata ja seurata asiakirjoihin tehtyjä muutoksia asiakirjanhallintajärjestelmässäsi. Versionhallinta varmistaa, että kaikki uudet muokkaukset seurataan ja tallennetaan, ja että vanhat versiot asiakirjoista arkistoidaan järjestelmään viitteellisiä varten.
- PDF document editor: tämän ominaisuuden ansiosta PDF-dokumenttien muokkaaminen ja tekstin, valintaruutujen, tekstiruutujen tai muiden muokkausten lisääminen on saumatonta ja helppoa.
- Bulk upload: jos joudut usein lataamaan useita dokumentteja kerralla, tämä ominaisuus voi tehdä prosessista paljon nopeamman ja tehokkaamman antamalla sinun suorittaa lähetyksen yhdellä napsautuksella.
- Mobile access: Tämä ominaisuus on loistava yrityksille, joilla on etätyöntekijöitä tai työntekijöitä liikkeellä. Sen avulla voit käyttää asiakirjoja mistä tahansa laitteesta, mukaan lukien kannettavat tietokoneet, pöytäkoneet, tabletit ja matkapuhelimet.
- Tarkennettu haku: Jos yrityksesi käsittelee päivittäin suuria määriä tiedostoja, Tarkennettu hakutoiminto voi helpottaa arkeasi huomattavasti paikallistamalla tiedostoja hetkessä, jolloin voit hakea tietoja asiakirjatyypin, metatiedon tai yrityskohtaisen tiedon perusteella. Tätä prosessia kutsutaan myös indeksoinniksi.
paras asiakirjanseurantaohjelma
auttaa sinua valitsemaan parhaan dokumenttiseurantaohjelmiston organisaatiollesi, liiketoiminnallesi.com Arvosteli parhaat dokumenttien hallintapalvelut. Nämä ovat parhaat poimintamme:
- M-Files: M-Files on business.com ’ s pick for the overall best DMS software. Se on erinomainen vaihtoehto kaikenkokoisille yrityksille, joka tarjoaa helppokäyttöisiä yhteistyö-ja työnkulun automaatiotyökaluja tehokkaiden asiakirjojen seurantatyökalujen lisäksi.
- FileHold Express: FileHold Express on business.com ’ s paras valinta pienyrityksille, koska se tarjoaa useita edullinen hinnoittelu suunnitelmia ja runsaasti vaihtoehtoja skaalata yrityksen kasvaessa.
- DocuWare: DocuWare on business.com ’ s paras valinta työnkulun automaatio. Sen ominaisuuksiin kuuluu täysin ohjelmoitavat automaatiotyökalut henkilöstöhallintoon, markkinointiin ja myyntiin sekä integraatiot useisiin kolmannen osapuolen sovelluksiin.
- Dokmee: Dokmee on business.com ’ s valinta turvallisin DMS. Se on loistava vaihtoehto yrityksille, jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja, kuten terveydenhuollon organisaatiot ja asianajotoimistot. Dokmee noudattaa automaattisesti tietosuojasäännöksiä, ja kaikki tilit ovat salasanasuojattuja.
