Piano di implementazione ERP: la metodologia definitiva in 7 fasi

Stai pianificando la tua implementazione ERP.

Sai che implementare un ERP può essere un processo arduo.

Sai-grazie a numerosi promemoria-che l’errore di implementazione ERP è comune e che per far funzionare questo progetto, dovrai fare un sacco di pianificazione.

Per prima cosa…

Qual è il processo di implementazione ERP?

Il processo di implementazione ERP include l’installazione del software, il trasferimento di tutti i dati, sia finanziari che transazionali, la mappatura dei processi e la formazione degli utenti per utilizzare effettivamente il software. Questo processo determinerà se l’implementazione ERP è un successo o un fallimento.

Quindi, da dove iniziamo?

Abbiamo creato questa guida per aiutarti a capire tutto. Ricco di consigli del mondo reale, consigli degli esperti e guasti rapidi passo-passo, copriremo:

• Creazione di un piano di gestione del cambiamento efficace (e chi dovrebbe aiutarti a implementarlo)
• Costi di implementazione ERP nascosti e come prevederli
• In diretta e come valutare il successo del tuo progetto

Non implementerà (sfortunatamente) il tuo ERP per te. Tuttavia, ti fornirà le informazioni, le risorse e i modelli per ottenere una comprensione approfondita del processo di implementazione e aumentare le possibilità di un progetto di successo.

E non è quasi altrettanto buono?

Le fasi della nostra metodologia di implementazione ERP

1. Assemblare il team di progetto ERP

2. Come creare un piano di gestione delle modifiche ERP

3. Stima del budget di implementazione ERP

4. Avvio della migrazione dei dati

5. Formazione degli utenti per utilizzare il tuo ERP

6. Cosa fare durante il tuo ERP go-live

7. Valutare se il progetto ERP è stato un successo

1. Riunisci un team di progetto

Per prima cosa: sarà piuttosto miserabile pianificarlo da solo. Creazione di un team di implementazione ERP efficiente e dedicato renderà il vostro lavoro molto, molto più facile.

Per iniziare, avrai bisogno dei seguenti membri “core”.

• Project manager: il leader. Tu, probabilmente.
• Application analyst: responsabile della migrazione e pulizia dei dati
• Application developer: responsabile della personalizzazione del sistema
• QA test engineer: heads up system testing and performance efforts

Tuttavia, per garantire che la tua implementazione vada nel modo più fluido possibile in tutti i reparti (e per evitare che l’intera forza lavoro scriva i tuoi piani accuratamente licenziati come “CI dice cosa fare”) avrai bisogno di qualche altra gente.

Questi dipenderanno in gran parte da chi sono i tuoi principali stakeholder e, data la natura dell’ERP, varieranno da azienda a azienda a seconda della funzionalità che stai implementando.

Ecco alcuni esempi di stakeholder che dovresti includere quando implementi varie funzioni:

Dovrei assumere un consulente di implementazione ERP?

Risposta breve: sì, se non hai l’esperienza interna e te lo puoi permettere. Un consulente esperto di implementazione avrà visto tutto prima e può circumnavigare i problemi prima che si presentino.

È possibile implementare con successo senza uno però – non disperate se il vostro budget non può allungare ad esso, o il vostro reparto account sono notoriamente stretto pugno.

2. Creare un piano di gestione delle modifiche di implementazione

Ci sono due lati di questo, in realtà.

In primo luogo, ti consigliamo di pianificare l’implementazione ERP in passaggi e delegarli al tuo team di implementazione in base alle competenze.

Abbiamo un programma di implementazione ERP modello approfondito qui-anche se è possibile utilizzare la lista di controllo qui sotto per ottenere una maniglia su ciò che deve fare rapidamente. Prima di iniziare la tua implementazione, dovresti avere piani in atto per:

• di Previsione dei costi di realizzazione e stesura di un budget
• Creazione di un ERP calendario di attuazione
• Migrazione dei dati al nuovo sistema
• Formazione di ERP utente base
• Test di ERP e di andare in diretta
• Su-il-giorno-attività live,
• Valutare il successo del vostro progetto

Strumenti come Trello, Fogli di lavoro Google e Wrike sono eccellenti per la collaborazione su progetti come implementazioni ERP – hanno una sfoglia e scegliere quello che si adatta meglio con la vostra società stile di gestione del progetto.

Questa guida passo-passo entra in ogni fase del processo di implementazione ERP in grande profondità

In secondo luogo, è necessario pianificare modi per mantenere l’azienda sul lato durante l’implementazione. Il cambiamento porta sempre un grado di interruzione, ma questo può essere ridotto al minimo da:

• Comunicazione chiara di qualsiasi interruzione prevista
• Che consente un tempo adeguato per la formazione degli utenti
• Tenendo conto delle esigenze degli stakeholder chiave (sei già a metà strada con questo, avendo incluso rappresentanti nel tuo team di progetto)

3. Prevedere i costi di implementazione ERP e redigere un budget

Quanto costa l’implementazione ERP?

Questa è una domanda d’oro. Se fosse facile rispondere, ci sarebbero molte meno implementazioni ERP di overbudget e molte più persone che si offrono volontarie per gestirle.

Secondo una recente analisi di Softwarethinktank:

• 35% di implementazioni ERP erano oltre budget da 0%-25%
• 15% erano oltre budget da 26%-50%
• 6% erano oltre budget di più di 50%

Ciò suggerisce che, nel complesso, oltre la metà delle implementazioni ERP supera il budget. Inutile dire che il budget è un campo minato e dovrai stare molto attento.

Tuttavia, ci sono alcuni costi che è possibile definire. Un buon punto di partenza è quello di assumere il costo di un’implementazione ERP richiederà almeno l ‘ 1% delle entrate lorde annuali di un’impresa al minimo.

Si dovrebbe quindi includere tutti questi fattori nell’implementazione di bilancio per evitare di essere colpiti da costi nascosti:

• Hardware/potenziamenti della rete: questi saranno di gran lunga superiori se si implementa un sistema in sede
• il Personale retribuzione del lavoro straordinario: un’importante ricordare – “non abbiamo budget per la retribuzione del lavoro straordinario, mi dispiace” non è una linea che andrà giù bene con la tua squadra
• Fornitore di formazione, personalizzazione e consulenza il prezzo: se siete fortunati, il vostro fornitore può includere questi nella fase iniziale del software di prezzo, ma questo non è sicuramente un dato di fatto. Controlla sempre
• Backup e archiviazione dei dati: questi sono spesso in bundle con i costi ERP cloud – ma ancora una volta-controlla sempre.

Che cosa ci si può aspettare di pagare per un ERP varierà a seconda di una serie di fattori che vanno dalla dimensione aziendale, requisiti, e il numero di utenti, ma un 2019 Software Path report ha recentemente scoperto che, in media, le aziende spendono circa average 7.200 in media, per ogni utente di un sistema.

Suggerimento: Per i risultati più accurati, si dovrebbe anche budget per la perdita di produttività-perché non importa quanto duramente si tenta, non si sta andando ad operare alla massima efficienza per tutta la durata dell’implementazione.

4. Inizia la migrazione dei tuoi dati

Così inizia.

Hai pianificato il più possibile. Ora è il momento di scendere al processo effettivo di spostare la vostra azienda verso il nuovo ERP.

La migrazione dei dati è il primo passo: se lo fai bene, avrai costruito una solida base su cui continuare i tuoi sforzi di implementazione. Sbagliare, e le cose possono iniziare a sgretolarsi.

Il tuo analista applicativo dovrebbe dirigere questo sforzo poiché è la loro specialità. Siate pronti ad assisterli in:

• Pulizia e verifica dei dati
• Configurazione del database
• Mappatura dei dati legacy nei nuovi campi del database
• Trasferimento dei dati al nuovo sistema
• Test e verifica dei dati legacy
• Test e verifica dei nuovi input di dati

5. Inizia a formare la tua base di utenti ERP

L’adozione degli utenti è la chiave per il successo del tuo progetto di implementazione ERP e un piano di formazione degli utenti adatto è essenziale per raggiungere questo obiettivo.

Esistono vari modi per formare la tua forza lavoro; ma la maggior parte dei metodi di formazione può essere suddivisa in metodi “di persona” e “e-learning”:

Un riassunto dei pro e dei contro di e-learning e metodologie di formazione

a Prescindere dal metodo di formazione adatta alle tue organico migliore, quattro caratteristiche di successo dei programmi di formazione comprendono:

• In base al ruolo di formazione per semplificare il processo e tenere il tempo-dipendenti poveri sul lato.
• Opportunità per i tirocinanti di offrire feedback (e per il team di implementazione di agire su di esso
• Canali di comunicazione chiari con i team di supporto dei fornitori

Suggerimento: identificare i membri del personale promettenti e esperti di tecnologia da formare come superutenti ERP. Possono quindi affrontare problemi utente di basso livello, consentendo di concentrarsi sul compito a portata di mano.

Per ottenere i migliori risultati, perché non provare a gamificare parti del tuo piano di allenamento? In uno studio condotto da TalentLMS, l ‘ 89% degli intervistati ha dichiarato che un sistema basato su punti aumenterebbe il loro coinvolgimento, mentre il 62% ha affermato che le classifiche e l’opportunità di competere con i colleghi li motiverebbero a imparare. Usa questo a tuo vantaggio.

Piccoli vantaggi per tutti coloro che completano le attività di formazione in tempo (cibo gratuito, un’ora in più per il pranzo) e quelli più grandi (bonus in denaro, PTO del giorno in più) per i tuoi top performer renderanno coinvolgente con la formazione un po ‘ più attraente per i dipendenti impegnati.

6. Pianifica e avvia le tue attività di go-live

Questo è tutto. Il tuo grande giorno.

Se pensavi che sposarsi richiedesse molta ardua pianificazione avanzata, rimarrai spiacevolmente sorpreso dalla fase di “go-live” della tua implementazione ERP.

Le cose da pianificare includono:

• Sistema di test (pre – e post go-live)
• la pianificazione del Personale comprese le richieste di straordinario e temporaneo personale
• l’Individuazione di metriche per la valutazione del progetto
• Creazione di una strategia di comunicazione per il tempo di inattività del sistema
• la velocità della Rete e l’affidabilità dei controlli
• Dati procedure di backup

la Comunicazione è la chiave qui, sia con il team e con il resto della forza lavoro. Dovrai essere chiaro su chi sta facendo cosa, quando ti aspetti che venga fatto e che tipo di ore di inattività

Per ulteriori informazioni sulla fase di go-live della tua implementazione ERP, vedi:

• Cinque aspetti per pianificare un successo ERP go-live

7. Valuta il successo del tuo progetto di implementazione ERP

Inizia con queste semplici domande:

• La tua azienda è fallita?
• Stanno facendo causa al tuo fornitore ERP per violazione del contratto?
• Sei riuscito a mantenere il progetto vicino al budget?

Se è così, probabilmente non hai fatto terribilmente. Dammi il cinque.

Per approfondire un po ‘ le cose, è necessario utilizzare una combinazione delle seguenti metriche:

• ROI. Hai visto un ritorno sui soldi che hai speso per il tuo ERP?
• Diminuzione dell’errore umano: un ERP ben implementato dovrebbe ridurre gli errori di dati dovuti all’automazione dei processi. Se il tuo piano di formazione ha funzionato, i dipendenti dovrebbero sfruttare al meglio queste funzionalità
• Aumento dei livelli di produttività: questo parla da solo. L’ERP ha raggiunto esattamente ciò che si proponeva di fare?
• Aumento della soddisfazione del cliente: i tempi di consegna sono aumentati? Stai elaborando gli ordini più velocemente?

Questa guida al calcolo del ROI ERP ti aiuterà a valutare il successo del tuo progetto di implementazione