- Un sistema di tracciamento dei documenti automatizza il processo di accesso, ricerca e modifica dei documenti e consente di controllare chi visualizza o modifica un documento.
- Le caratteristiche principali di un servizio di tracciamento dei documenti includono la sicurezza dei documenti, integrazioni di terze parti e archiviazione dei documenti.
- Quando si sceglie un sistema di tracciamento dei documenti, pensare a quali caratteristiche sono must-have per la vostra azienda e che si può vivere senza restringere le scelte.
I giorni di pile di carta e file di schedari sono alle spalle, sostituiti con file digitali ordinatamente memorizzati nel cloud. I documenti aziendali al giorno d’oggi sono quasi interamente digitali, il che consente una serie di funzionalità extra che rendono le attività quotidiane molto più semplici. Continuate a leggere per imparare tutto quello che c’è da sapere sui servizi di monitoraggio dei documenti, tra cui quello che sono, le caratteristiche principali che si dovrebbe cercare, e come l’utilizzo di software di monitoraggio dei documenti può beneficiare il vostro business.
Che cos’è un sistema di tracciamento dei documenti?
Document tracking è una caratteristica fondamentale dei sistemi di gestione dei documenti che automatizza il processo di ricerca, accesso, modifica e gestione di documenti o file elettronici. Con un document tracker, è possibile controllare chi può visualizzare un documento e vedere chi ha avuto accesso, quali modifiche sono state apportate e a chi è stato inviato il documento.
I sistemi di tracciamento dei documenti (noti anche come sistemi di tracciamento dei file) sono più comunemente utilizzati nei settori finanziario, sanitario e legale, a causa della natura sensibile dei loro documenti.
Sistema di tracciamento dei documenti vs. document management system
Sebbene i sistemi di tracciamento dei documenti siano molto simili ai sistemi di gestione dei documenti e siano spesso inclusi come funzionalità di DMS, non sono sinonimi. La differenza principale è che il tracciamento dei documenti ha un focus più specializzato (tracking), mentre i sistemi di gestione dei documenti offrono una vasta gamma di funzionalità, tra cui la collaborazione, la condivisione e il trasferimento dei documenti.
Nota del redattore: Stai cercando un servizio di gestione dei documenti per la tua azienda? Compila il questionario qui sotto per avere i nostri partner vendor in contatto con voi circa le vostre esigenze.
Perché dovresti tenere traccia dei tuoi documenti?
Ci sono molte ragioni per cui dovresti tenere traccia dei documenti della tua azienda. Innanzitutto, offre una grande opportunità per ottimizzare le operazioni quotidiane accelerando il processo di archiviazione e fornendo dati chiave sulla tua attività. Un sistema di tracciamento dei documenti può raccogliere automaticamente i dati sui tuoi clienti, clienti, investitori e concorrenti e rivelare come i tuoi dipendenti utilizzano (o non utilizzano) i documenti che invii loro.
Queste sono alcune cose che il tuo DTS può dirti:
- Che ha aperto il documento
- Quando hanno aperto
- Quanto hanno letto prima di chiudere
- Come spesso aprirlo
Questi sono alcuni altri vantaggi di un DTS:
- Sicurezza: Verifica dei documenti fornisce la sicurezza, soprattutto se il vostro business frequentemente si occupa di importanti o informazioni riservate. Avrai il controllo completo su chi accede a un documento e potrai vedere esattamente chi lo ha visualizzato, chi ha apportato modifiche e quando sono state apportate e se il documento è stato inviato a chiunque.
- Produttività: il monitoraggio dei documenti consente di visualizzare le modifiche, che possono aiutare a mantenere il team in pista e sulla stessa pagina.
- Audit trail: Document tracking rende incredibilmente facile per la tua azienda creare un audit trail tenendo automaticamente traccia di tutte le modifiche apportate a ciascun documento, completo di timestamp.
- Accessibilità: molti sistemi di tracciamento dei documenti consentono l’accesso ai documenti da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, consentendo a te e ai tuoi dipendenti di apportare modifiche in qualsiasi momento.
- Basso impatto ambientale: Un sistema di tracciamento dei documenti aiuta la tua azienda a diventare senza carta, il che avvantaggia sia te che l’ambiente eliminando i cumuli di copie cartacee.
- Integrazioni di terze parti: un servizio di tracciamento dei documenti consente di integrarsi con altre applicazioni che aumentano la produttività, come il CRM, il software di contabilità o il calendario. Ciò consente un trasferimento senza interruzioni di informazioni in tutti gli aspetti dell’organizzazione.
Caratteristiche principali del sistema di tracciamento dei documenti
Quando si sceglie un servizio di tracciamento dei documenti, sono disponibili alcune funzionalità che è necessario assicurarsi di cercare. Prima di iniziare la ricerca, elencare tutte le caratteristiche che si pensa che potrebbe essere necessario, e categorizzarli in “must have”, “vorrebbe avere” e “potrebbe vivere senza” per aiutarvi a prendere la vostra decisione.
Ecco alcune caratteristiche chiave che dovresti cercare:
- Archiviazione documenti: un DTS memorizzerà tutti i documenti della vostra azienda in un unico luogo centralizzato, rendendo facile la ricerca e il recupero. Molti sistemi utilizzano il cloud storage, che aggiunge un ulteriore livello di sicurezza per i documenti.
- Document processing automation: Document tracking software rende facile elaborare i documenti con un processore integrato, che può accelerare i flussi di lavoro. Ciò include in genere l’importazione e l’esportazione di dati da Microsoft Office o Excel.
- Strumenti di collaborazione: un servizio di monitoraggio dei documenti consente una facile collaborazione per i dipendenti consentendo a più membri del team di lavorare su un singolo documento senza attendere le singole modifiche da apportare. Se necessario, un membro del team o un manager può creare restrizioni di accesso per mantenere la sicurezza o la riservatezza.
- Sicurezza dei documenti: se lavori in un campo che spesso si occupa di informazioni sensibili, come servizi sanitari o legali, questa è una caratteristica estremamente importante. Document security consente di controllare l’accesso ai documenti, e alcuni sistemi possono anche seguire automaticamente importanti normative ai sensi HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices o ISO 9000/9001.
- Sicurezza e ripristino dei disastri: È fondamentale trovare una società di software che dà la priorità alla protezione delle tue informazioni e dei tuoi file, poiché una violazione dei dati o un problema di archiviazione potrebbero essere disastrosi per la tua azienda. Cerca un fornitore con un piano consolidato e flessibile che possa adattarsi alle tue esigenze specifiche.
- Controllo versione: noto anche come controllo delle versioni, controllo versione consente agli utenti di salvaguardare e tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti all’interno del sistema di gestione dei documenti. Il controllo versione garantisce che tutte le nuove modifiche siano tracciate e salvate e che le versioni precedenti dei documenti siano archiviate nel sistema per riferimento.
- PDF document editor: questa funzione renderà semplice e semplice la modifica di documenti PDF e l’aggiunta di testo, caselle di controllo, caselle di testo o altre personalizzazioni.
- Caricamento in blocco: se è spesso necessario caricare più documenti contemporaneamente, questa funzione può rendere il processo molto più veloce ed efficiente consentendo di completare il caricamento con un solo clic.
- Accesso mobile: questa funzione è ideale per le aziende che hanno dipendenti remoti o lavoratori in movimento. Esso consente di accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo, tra cui computer portatili, desktop, tablet e telefoni cellulari.
- Ricerca avanzata: Se la vostra azienda si occupa di grandi volumi di file ogni giorno, una funzione di ricerca avanzata può rendere la vostra vita quotidiana molto più facile individuando i file in un istante, che consente di cercare per tipo di documento, metadati o informazioni specifiche della società. Questo processo è anche indicato come indicizzazione.
Il miglior software di monitoraggio dei documenti
Per aiutarti a scegliere il miglior software di monitoraggio dei documenti per la tua organizzazione, azienda.com ha esaminato i migliori servizi di gestione dei documenti. Queste sono le nostre migliori scelte:
- M-Files: M-Files è business.com ‘ s scegliere per il miglior software DMS complessiva. È un’ottima opzione per le aziende di qualsiasi dimensione, offrendo strumenti di collaborazione e automazione del flusso di lavoro facili da usare oltre ai suoi potenti strumenti di monitoraggio dei documenti.
- FileHold Express: FileHold Express è business.com ‘ s migliore scelta per le piccole imprese, perché offre diversi piani tariffari a prezzi accessibili e un sacco di opzioni per scalare come la vostra azienda cresce.
- DocuWare: DocuWare è business.com la scelta migliore per l’automazione del flusso di lavoro. Le sue funzionalità includono strumenti di automazione completamente programmabili per risorse umane, marketing e vendite, nonché integrazioni con diverse app di terze parti.
- Dokmee: Dokmee è business.com la scelta di s per il DMS più sicuro. È un’ottima opzione per le aziende che si occupano di informazioni sensibili, come organizzazioni sanitarie e studi legali. Dokmee fornisce la conformità automatica alle normative sulla privacy e tutti gli account sono protetti da password.
