- 문서 추적 시스템은 문서 액세스,검색 및 편집 프로세스를 자동화하고 문서를 보거나 편집하는 사용자를 제어 할 수 있습니다.
- 문서 추적 서비스의 주요 기능에는 문서 보안,타사 통합 및 문서 저장 기능이 포함됩니다.
- 문서 추적 시스템을 선택할 때 회사의 필수 기능과 선택 범위를 좁힐 수 없는 기능을 생각해 보십시오.
종이 스택 및 파일 캐비닛의 행의 시대는 깔끔하게 클라우드에 저장된 디지털 파일로 대체,우리 뒤에 있습니다. 비즈니스 문서는 요즘 일상적인 작업을 훨씬 쉽게 추가 기능의 호스트를 가능하게하는,거의 전적으로 디지털이다. 당신이 그들이 무엇을 포함,서비스를 추적 문서에 대해 알아야 할 모든 것을 배울 읽기,주요 기능은 당신이 찾아야한다,어떻게 문서 추적 소프트웨어를 사용하여 귀하의 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.
문서 추적 시스템이란 무엇입니까?
문서 추적은 전자 문서 또는 파일의 검색,액세스,편집 및 관리 프로세스를 자동화하는 문서 관리 시스템의 핵심 기능입니다. 문서 추적기를 사용하면 문서를 보고 액세스한 사람,변경된 내용 및 문서를 보낸 사람을 확인할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다.
문서 추적 시스템(파일 추적 시스템이라고도 함)은 문서의 민감한 특성 때문에 금융,의료 및 법률 분야에서 가장 일반적으로 사용됩니다.
문서 추적 시스템 대. 문서 관리 시스템
문서 추적 시스템은 문서 관리 시스템과 매우 유사하며 종종 선진 기능의 특징으로 포함되지만 동의어는 아닙니다. 주요 차이점은 문서 관리 시스템은 협업,문서 공유 및 전송을 포함한 다양한 기능을 제공하는 반면 문서 추적에는보다 전문적인 초점(추적)이 있다는 것입니다.
편집자 주:귀하의 비즈니스에 대한 문서 관리 서비스를 찾고 계십니까? 아래 설문지를 작성하여 당사의 공급업체 파트너가 귀하의 필요에 대해 귀하에게 연락하도록 하십시오.
왜 문서를 추적해야합니까?
당신이 당신의 사업의 문서를 추적해야하는 많은 이유가 있습니다. 맨먼저,그것은 제출 뿐만 아니라 귀하의 비즈니스에 대 한 주요 데이터를 제공 하는 과정을 가속화 하 여 귀하의 일일 작업을 최적화 하는 큰 기회를 제공 합니다. 문서 추적 시스템은 고객,고객,투자자 및 경쟁사에 대한 데이터를 자동으로 수집하고 직원이 보내는 문서를 어떻게 사용하는지(또는 사용하지 않음)밝힐 수 있습니다.
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- 문서를 열었던 사람
- 문서를 열었을 때
- 문서를 닫기 전에 얼마나 읽었는지
- 얼마나 자주 열었는지
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- 보안:문서를 추적하면 비즈니스가 중요하거나 기밀 정보를 자주 다루는 경우 특히 보안을 제공합니다. 문서에 액세스하는 사용자를 완벽하게 제어할 수 있으며 문서를 본 사람,변경한 사람 및 변경한 시기 및 문서를 다른 사람에게 보냈는지 여부를 정확히 확인할 수 있습니다.
- 생산성:문서를 추적하면 편집 내용을 볼 수 있으므로 팀을 같은 페이지에서 추적할 수 있습니다.
- 감사 추적:문서 추적을 사용하면 각 문서에 대한 모든 변경 사항을 타임스탬프와 함께 자동으로 추적하여 감사 추적을 매우 쉽게 만들 수 있습니다.
- 접근성:많은 문서 추적 시스템을 통해 어디서나 모든 장치에서 문서에 액세스 할 수 있으므로 귀하와 귀하의 직원이 언제든지 변경할 수 있습니다.
- 낮은 환경 발자국: 문서 학력별 반편성은 당신의 회사가 하드 카피의 당신의 토루를 삭제해서 둘 다 당신과 환경을 유익하는 종이를 사용하지 않는 가는 것을 돕는다.
- 타사 통합:문서 추적 서비스를 사용하면 생산성을 높이는 다른 응용 프로그램과 통합할 수 있습니다. 이를 통해 조직의 모든 측면에서 정보를 원활하게 전송할 수 있습니다.
주요 문서 추적 시스템 기능
문서 추적 서비스를 선택할 때 반드시 찾아야 할 몇 가지 기능이 있습니다. 당신이 당신의 수색을 시작하기 전에,당신이 당신이 필요로 할지도 모르다 생각하는 모든 특징을 목록으로 만들고,”있어야 한다”로 분류하고,””있고 싶으면”와”당신이 당신의 결정을 내릴 것을 돕도록”없이 살 수 있었다.
여기에 당신이 찾아야 할 몇 가지 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 문서 저장:회사의 모든 문서를 하나의 중앙 집중식 장소에 저장하여 쉽게 검색하고 검색 할 수 있습니다. 많은 시스템이 클라우드 스토리지를 사용하여 문서에 추가 보안 계층을 추가합니다.
- 문서 처리 자동화:문서 추적 소프트웨어를 사용하면 내장 프로세서로 문서를 쉽게 처리 할 수 있으므로 워크 플로 속도를 높일 수 있습니다. 이것은 일반적으로 가져 오기 및 마이크로 소프트 오피스 나 엑셀에서 데이터를 내보내기를 포함한다.
- 공동 작업 도구:문서 추적 서비스를 사용하면 여러 팀 구성원이 개별 변경을 기다리지 않고 단일 문서에서 작업 할 수 있으므로 직원이 쉽게 공동 작업 할 수 있습니다. 필요한 경우 한 팀 구성원 또는 관리자가 액세스 제한을 만들어 보안 또는 기밀성을 유지할 수 있습니다.
- 문서 보안:의료 또는 법률 서비스와 같은 민감한 정보를 다루는 분야에서 일하는 경우 이는 매우 중요한 기능입니다. 문서 보안을 통해 문서에 대한 액세스를 제어할 수 있으며 일부 시스템은 중요한 규정을 자동으로 따를 수도 있습니다.
- 재해 보안 및 복구: 데이터 유출 또는 스토리지 문제가 비즈니스에 재앙이 될 수 있기 때문에 귀하의 정보 및 파일 보호를 우선시하는 소프트웨어 회사를 찾는 것이 중요합니다. 너의 유일한 필요를 적합하기 위하여 조정할 수 있는 설치하곤,가동 가능한 계획에 공급자를 찾으십시요.
- 버전 제어:버전 관리라고도 하는 버전 제어를 통해 사용자는 문서 관리 시스템 내에서 문서에 대한 변경 내용을 보호하고 추적할 수 있습니다. 버전 제어를 통해 모든 새 편집 내용을 추적 및 저장하고 이전 버전의 문서를 참조할 수 있도록 시스템에 보관합니다.이 기능을 사용하면 텍스트,확인란,텍스트 상자 또는 기타 사용자 지정을 추가할 수 있습니다.
- 대량 업로드:한 번에 많은 문서를 업로드해야하는 경우이 기능을 사용하면 한 번의 클릭으로 업로드를 완료 할 수 있으므로 프로세스를 훨씬 빠르고 효율적으로 만들 수 있습니다.
- 모바일 액세스:이 기능은 이동 중에도 원격 직원 또는 근로자가있는 회사에 적합합니다. 랩톱,데스크톱,태블릿 및 휴대 전화를 포함한 모든 장치에서 문서에 액세스 할 수 있습니다.
- 고급 검색:회사에서 매일 대량의 파일을 처리하는 경우 고급 검색 기능을 사용하면 문서 유형,메타데이터 또는 회사별 정보로 검색할 수 있으므로 파일을 순식간에 찾아 일상 생활을 훨씬 쉽게 할 수 있습니다. 이 프로세스를 인덱싱이라고도 합니다.
최고의 문서 추적 소프트웨어
조직,비즈니스에 가장 적합한 문서 추적 소프트웨어를 선택할 수 있습니다.컴은 최고의 문서 관리 서비스를 검토했습니다. 이들은 우리의 최고의 추천입니다:
- 파일 이름:파일 이름 business.com 의 전반적인 최고의 선진 소프트웨어에 대한 선택. 그것은 강력한 문서 추적 도구뿐만 아니라 사용하기 쉬운 협업 및 워크 플로우 자동화 도구를 제공,모든 규모의 기업을위한 최고의 선택이 될 것입니다.
- 파일 홀드 익스프레스:파일 홀드 익스프레스는 business.com 그것은 당신의 회사가 성장함에 따라 확장 할 수있는 몇 가지 저렴한 가격 계획과 많은 옵션을 제공하기 때문에 중소 기업을위한 최고의 선택.
- : 다큐 웨어는 business.com 워크 플로우 자동화를위한 최고의 선택. 이 기능에는 인적 자원,마케팅 및 영업을위한 완전히 프로그래밍 가능한 자동화 도구는 물론 여러 타사 앱과의 통합이 포함됩니다.
- 독미:독미는 business.com 가장 안전한 선진 의 선택. 의료 기관 및 법률 회사와 같은 민감한 정보를 다루는 비즈니스를위한 훌륭한 옵션입니다. 독미는 개인 정보 보호 규정을 자동으로 준수하며 모든 계정은 암호로 보호됩니다.
