- un sistem de urmărire a documentelor automatizează procesul de accesare, căutare și editare a documentelor și vă permite să controlați cine vizualizează sau editează un document.
- caracteristicile cheie ale unui serviciu de urmărire a documentelor includ securitatea documentelor, integrările terților și stocarea documentelor.
- atunci când alegeți un sistem de urmărire a documentelor, gândiți-vă ce caracteristici sunt indispensabile pentru compania dvs. și fără de care puteți trăi pentru a vă restrânge alegerile.
zilele de stive de hârtie și rânduri de dulapuri de depozitare sunt în spatele nostru, înlocuite cu fișiere digitale stocate perfect în cloud. Documentele de afaceri din zilele noastre sunt aproape în întregime digitale, ceea ce permite o serie de funcții suplimentare care facilitează sarcinile de zi cu zi. Citiți mai departe pentru a afla tot ce trebuie să știți despre serviciile de urmărire a documentelor, inclusiv ce sunt acestea, caracteristicile cheie pe care ar trebui să le căutați și modul în care utilizarea software-ului de urmărire a documentelor poate aduce beneficii afacerii dvs.
ce este un sistem de urmărire a documentelor?
urmărirea documentelor este o caracteristică cheie a sistemelor de gestionare a documentelor care automatizează procesul de căutare, accesare, editare și gestionare a documentelor sau fișierelor electronice. Cu un tracker de documente, puteți controla cine poate vizualiza un document și puteți vedea cine l-a accesat, ce modificări au fost făcute și cui a fost trimis documentul.
sistemele de urmărire a documentelor (cunoscute și sub numele de sisteme de urmărire a fișierelor) sunt utilizate cel mai frecvent în sectoarele financiar, medical și juridic, datorită naturii sensibile a documentelor lor.
sistem de urmărire a documentelor vs. document management system
deși sistemele de urmărire a documentelor sunt foarte asemănătoare cu sistemele de gestionare a documentelor și sunt adesea incluse ca o caracteristică a DMS, ele nu sunt sinonime. Principala diferență este că urmărirea documentelor are un accent mai specializat (urmărire), în timp ce sistemele de gestionare a documentelor oferă o gamă largă de caracteristici, inclusiv colaborarea, partajarea documentelor și transferul.
Nota Editorului: Căutați un serviciu de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs.? Completați chestionarul de mai jos pentru ca partenerii noștri furnizori să vă contacteze în legătură cu nevoile dvs.
de ce ar trebui să vă urmăriți documentele?
există multe motive pentru care ar trebui să urmăriți documentele afacerii dvs. În primul rând, oferă o mare oportunitate de a vă optimiza operațiunile zilnice prin accelerarea procesului de depunere, precum și prin furnizarea de date cheie despre afacerea dvs. Un sistem de urmărire a documentelor poate colecta automat date despre clienții, clienții, investitorii și concurenții dvs. și poate dezvălui modul în care angajații dvs. utilizează (sau nu utilizează) documentele pe care le trimiteți.
acestea sunt câteva lucruri pe care DTS-ul tău ți le poate spune:
- cine a deschis documentul
- când l-au deschis
- cât de departe au citit înainte de a-l închide
- cât de des îl deschid
acestea sunt câteva beneficii suplimentare ale unui DTS:
- securitate: urmărirea documentelor oferă securitate, mai ales dacă afacerea dvs. se ocupă frecvent de informații importante sau confidențiale. Veți avea control complet asupra celor care accesează un document și puteți vedea exact cine l-a vizualizat, cine a făcut modificări și când au fost făcute aceste modificări și dacă documentul a fost trimis cuiva.
- Productivitate: urmărirea documentelor vă permite să vedeți editări, ceea ce vă poate ajuta să vă mențineți echipa pe drumul cel bun și pe aceeași pagină.
- trasee de Audit: urmărirea documentelor face incredibil de ușor pentru compania dvs. să creeze o pistă de audit, urmărind automat toate modificările aduse fiecărui document, completate cu marcaje de timp.
- accesibilitate: multe sisteme de urmărire a documentelor permit accesul la documentele dvs. de oriunde și de pe orice dispozitiv, permițându-vă dvs. și angajaților dvs. să faceți modificări oricând.
- amprentă ecologică scăzută: Un sistem de urmărire a documentelor vă ajută compania să meargă fără hârtie, ceea ce vă avantajează atât pe dvs., cât și pe mediu, eliminând mormanele de copii tipărite.
- integrări terță parte: un serviciu de urmărire a documentelor vă permite să vă integrați cu alte aplicații care stimulează productivitatea, cum ar fi CRM-ul, software-ul de contabilitate sau calendarul. Acest lucru permite un transfer perfect de informații în toate aspectele organizației dvs.
caracteristici cheie ale sistemului de urmărire a documentelor
când alegeți un serviciu de urmărire a documentelor, există câteva caracteristici pe care ar trebui să le căutați. Înainte de a începe căutarea, enumerați toate funcțiile de care credeți că ați putea avea nevoie și clasificați-le în „trebuie să aibă”, „ar dori să aibă” și „ar putea trăi fără” pentru a vă ajuta să luați decizia.
iată câteva caracteristici cheie pe care ar trebui să le căutați:
- stocarea documentelor: un DTS va stoca toate documentele companiei dvs. într-un singur loc centralizat, făcând căutarea și recuperarea ușoară. Multe sisteme utilizează stocarea în cloud, ceea ce adaugă un strat suplimentar de securitate pentru documentele dvs.
- automatizarea procesării documentelor: software-ul de urmărire a documentelor facilitează procesarea documentelor cu un procesor încorporat, care vă poate accelera fluxurile de lucru. Aceasta include de obicei importul și exportul de date din Microsoft Office sau Excel.
- instrumente de colaborare: un serviciu de urmărire a documentelor permite colaborarea ușoară pentru angajați, permițând mai multor membri ai echipei să lucreze la un singur document fără a aștepta modificări individuale. Dacă este necesar, un membru al echipei sau un manager poate crea restricții de acces pentru a menține securitatea sau confidențialitatea.
- securitatea documentelor: dacă lucrați într-un domeniu care se ocupă adesea de informații sensibile, cum ar fi asistența medicală sau serviciile juridice, Aceasta este o caracteristică extrem de importantă. Securitatea documentelor vă permite să controlați accesul la documente, iar unele sisteme pot chiar să respecte automat reglementările importante din HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices sau ISO 9000/9001.
- securitatea și recuperarea dezastrelor: Este vital să găsiți o companie de software care să acorde prioritate protecției informațiilor și fișierelor dvs., deoarece o încălcare a datelor sau o problemă de stocare ar putea fi dezastruoasă pentru afacerea dvs. Căutați un furnizor cu un plan stabilit, flexibil, care să se adapteze pentru a se potrivi nevoilor dvs. unice.
- controlul versiunii: cunoscut și sub numele de control al versiunilor, controlul versiunii permite utilizatorilor să protejeze și să urmărească modificările aduse documentelor din sistemul dvs. de gestionare a documentelor. Controlul versiunii asigură că toate modificările noi sunt urmărite și salvate și că versiunile mai vechi ale documentelor sunt arhivate în sistem pentru referință.
- PDF document editor: Această caracteristică vă va face fără probleme și ușor să editați documente PDF și să adăugați text, casete de selectare, casete de text sau alte personalizări.
- încărcare în bloc: dacă de multe ori trebuie să încărcați mai multe documente simultan, această caracteristică poate face procesul mult mai rapid și mai eficient, permițându-vă să finalizați încărcarea cu un singur clic.
- acces mobil: această caracteristică este excelentă pentru companiile care au angajați la distanță sau lucrători din mers. Vă permite să accesați documente de pe orice dispozitiv, inclusiv laptopuri, desktop-uri, tablete și telefoane mobile.
- Căutare avansată: dacă compania dvs. se ocupă de volume mari de fișiere în fiecare zi, o funcție de căutare avansată vă poate ușura viața de zi cu zi prin localizarea fișierelor într-o clipă, permițându-vă să căutați după tipul de document, metadate sau informații specifice companiei. Acest proces este denumit și indexare.
cel mai bun software de urmărire a documentelor
pentru a vă ajuta să alegeți cel mai bun software de urmărire a documentelor pentru organizația dvs., companie.com a revizuit cele mai bune servicii de gestionare a documentelor. Acestea sunt cele mai bune alegeri:
- M-Files: M-Files este business.com e alege pentru cel mai bun software-ul general DMS. Este o opțiune excelentă pentru întreprinderile de orice dimensiune, oferind instrumente de colaborare și automatizare a fluxului de lucru ușor de utilizat, pe lângă instrumentele sale puternice de urmărire a documentelor.
- FileHold Express: FileHold Express este business.com cea mai bună alegere pentru întreprinderile mici, deoarece oferă mai multe planuri de prețuri accesibile și o mulțime de opțiuni pentru a crește pe măsură ce compania dvs. crește.
- documente: DocuWare este business.com cea mai bună alegere pentru automatizarea fluxului de lucru. Capacitățile sale includ instrumente de automatizare complet programabile pentru Resurse Umane, marketing și vânzări, precum și integrări cu mai multe aplicații terțe.
- Dokmee: Dokmee este business.com alegerea pentru cele mai sigure DMS. Este o opțiune excelentă pentru întreprinderile care se ocupă de informații sensibile, cum ar fi organizațiile de asistență medicală și firmele de avocatură. Dokmee oferă respectarea automată a reglementărilor de confidențialitate și toate conturile sunt protejate prin parolă.
