- um sistema de acompanhamento de documentos automatiza o processo de acesso, pesquisa e edição de documentos e permite-lhe controlar quem vê ou edita um documento.
- as principais características de um serviço de acompanhamento de documentos incluem segurança de documentos, integração de terceiros e armazenamento de documentos.
- ao escolher um sistema de rastreamento de documentos, pense sobre quais recursos são must-haves para a sua empresa e que você pode viver sem restringir suas escolhas.
os dias de pilhas de papel e filas de ficheiros estão atrás de nós, substituídos por ficheiros digitais cuidadosamente armazenados na nuvem. Os documentos de negócios hoje em dia são quase inteiramente digitais, o que permite uma série de recursos extras que tornam as tarefas diárias muito mais fáceis. Leia para saber tudo o que você precisa saber sobre serviços de rastreamento de documentos, incluindo o que eles são, características-chave que você deve procurar, e como a utilização de software de rastreamento de documentos pode beneficiar o seu negócio.
o que é um sistema de acompanhamento de documentos?
o acompanhamento de documentos é uma característica chave dos sistemas de gestão de documentos que automatiza o processo de pesquisa, Acesso, edição e gestão de documentos ou arquivos eletrônicos. Com um localizador de documentos, você pode controlar quem pode visualizar um documento e ver quem o acessou, quais alterações foram feitas e para quem o documento foi enviado.Os sistemas de acompanhamento de documentos (também conhecidos como Sistemas de seguimento de ficheiros) são mais frequentemente utilizados nos sectores financeiro, da saúde e jurídico, devido à natureza sensível dos seus documentos.
Document tracking system vs. sistema de gerenciamento de documentos
embora os sistemas de rastreamento de documentos são muito semelhantes aos sistemas de gerenciamento de documentos e são muitas vezes incluídos como uma característica do DMS, eles não são sinônimos. A principal diferença é que o rastreamento de documentos tem um foco mais especializado (rastreamento), enquanto os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem uma ampla gama de recursos, incluindo colaboração, compartilhamento de documentos e transferência.Nota do Editor: procura um serviço de gestão de documentos para o seu negócio? Preencha o questionário abaixo para que os nossos parceiros de fornecedores o contactem sobre as suas necessidades.
por que você deve rastrear seus documentos?
há muitas razões pelas quais você deve rastrear os documentos da sua empresa. Em primeiro lugar, ele fornece uma grande oportunidade para otimizar suas operações diárias, acelerando o processo de arquivamento, bem como fornecer-lhe dados-chave sobre o seu negócio. Um sistema de acompanhamento de documentos pode coletar automaticamente dados sobre seus Clientes, Clientes, Investidores e concorrentes, e revelar como seus funcionários usam (ou não usam) os documentos que você envia para eles.Estas são algumas coisas que o seu DTS lhe pode dizer.:
- quem abriu o documento
- quando o abriram
- quão longe leram antes de fecharem o documento
- quantas vezes o abriram
estes são alguns benefícios adicionais de uma DTS:
- segurança: rastrear seus documentos fornece segurança, especialmente se o seu negócio frequentemente lida com informações importantes ou confidenciais. Você terá controle completo sobre quem acessa um documento e pode ver exatamente quem o viu, quem fez alterações e quando essas alterações foram feitas, e se o documento foi enviado a alguém.
- produtividade: acompanhar os seus documentos permite-lhe ver edições, o que pode ajudá-lo a manter a sua equipa no bom caminho e na mesma página.
- pistas de auditoria: o acompanhamento de documentos torna incrivelmente fácil para a sua empresa criar uma pista de auditoria, mantendo automaticamente o registo de todas as alterações feitas a cada documento, completo com datas.
- acessibilidade: muitos sistemas de acompanhamento de documentos permitem o acesso aos seus documentos a partir de qualquer local e a partir de qualquer dispositivo, permitindo que você e os seus funcionários façam alterações a qualquer momento.
- baixa pegada ambiental: Um sistema de rastreamento de documentos ajuda sua empresa a ficar sem papel, o que beneficia você e o meio ambiente, eliminando seus montes de cópias em papel.
- integrações de Terceiros: um serviço de acompanhamento de Documentos permite-lhe integrar com outras aplicações de aumento da produtividade, tais como o seu CRM, software de contabilidade ou calendário. Isto permite uma transferência sem descontinuidades de informação em todas as facetas da sua organização.
key document tracking system features
When you’re choosing a document tracking service, there are a few features you should be sure to look for. Antes de iniciar sua pesquisa, listar todas as características que você acha que pode precisar, e categorizá-las em “must have”, “would like to have” e “could live without” para ajudá-lo a tomar sua decisão.
Aqui estão algumas características-chave que você deve procurar:
- armazenamento de Documentos: um DTS irá armazenar todos os documentos da sua empresa em um lugar centralizado, tornando fácil a pesquisa e recuperação. Muitos sistemas usam armazenamento em nuvem, o que adiciona uma camada adicional de segurança para seus documentos.Automação de processamento de documentos: software de rastreamento de documentos torna mais fácil processar seus documentos com um processador embutido, o que pode acelerar seus fluxos de trabalho. Isso normalmente inclui importação e exportação de dados do Microsoft Office ou Excel.
- Ferramentas de Colaboração: um serviço de acompanhamento de Documentos permite uma colaboração fácil para os funcionários, permitindo que vários membros da equipa trabalhem num único documento sem esperar que sejam feitas alterações individuais. Se necessário, um membro da equipe ou gerente pode criar restrições de Acesso para manter a segurança ou confidencialidade.
- segurança do documento: se você trabalha em um campo que muitas vezes lida com informações sensíveis, como cuidados de saúde ou serviços legais, esta é uma característica extremamente importante. A segurança dos documentos Permite controlar o acesso aos documentos, e alguns sistemas podem até seguir automaticamente regulamentos importantes sob HIPAA, Sarbanes-Oxley, boas práticas de fabrico da FDA ou ISO 9000/9001.
- Segurança e recuperação de catástrofes: É vital encontrar uma empresa de software que priorize a proteção de suas informações e arquivos, uma vez que uma violação de dados ou problema de armazenamento pode ser desastroso para o seu negócio. Procure um provedor com um plano estabelecido e flexível que possa ajustar-se às suas necessidades únicas.
- controlo de versões: também conhecido como versão, o controlo de versões permite aos utilizadores salvaguardar e acompanhar as alterações feitas aos documentos no seu sistema de gestão de documentos. O controle de Versão garante que todas as novas edições são monitoradas e salvas, e que as versões mais antigas de documentos são arquivadas no sistema para referência.
- editor de documentos PDF: esta funcionalidade irá torná-lo simples e fácil para você editar documentos PDF e adicionar texto, checkboxes, caixas de texto, ou outras personalizações.
- upload a granel: se necessitar frequentemente de enviar muitos documentos de uma só vez, esta funcionalidade pode tornar o processo muito mais rápido e eficiente, permitindo-lhe completar o upload com um clique.
- acesso móvel: Esta característica é grande para empresas que têm empregados remotos ou trabalhadores em movimento. Ele permite que você acesse documentos de qualquer dispositivo, incluindo laptops, desktops, tablets e telefones móveis.
- Pesquisa Avançada: se a sua empresa lida com grandes volumes de ficheiros todos os dias, uma funcionalidade de Pesquisa Avançada pode tornar o seu dia-a-dia muito mais fácil, localizando ficheiros num instante, permitindo-lhe procurar por tipo de Documento, metadados ou informação específica da empresa. Este processo é também referido como indexação.
o melhor software de rastreamento de documentos
para ajudá-lo a escolher o melhor software de rastreamento de documentos para a sua organização, negócio.a com analisou os melhores serviços de gestão de documentos. Estas são as nossas melhores escolhas:
- ficheiros M: os ficheiros M são business.com ‘ s escolha para o melhor software global DMS. É uma ótima opção para empresas de qualquer tamanho, oferecendo colaboração fácil de usar e ferramentas de automação de fluxo de trabalho, além de suas ferramentas poderosas de rastreamento de documentos.
- FileHold Express: FileHold Express is business.com a melhor escolha para as pequenas empresas, porque oferece vários planos de preços acessíveis e muitas opções para aumentar à medida que a sua empresa cresce.
- DocuWare: O DocuWare é business.com é a melhor escolha para automação de fluxo de trabalho. Suas capacidades incluem ferramentas de automação completamente programáveis para Recursos Humanos, marketing e vendas, bem como integrações com vários aplicativos de terceiros.
- Dokmee: Dokmee is business.com a escolha para o DMS mais seguro. É uma ótima opção para empresas que lidam com informações sensíveis, como organizações de saúde e escritórios de advocacia. O Dokmee fornece conformidade automatizada com as regras de Privacidade, e todas as contas são protegidas por senha.
