Los gerentes de proyecto hacen malabares con una variedad de procesos, programas y personas. Con tantas variables que interactúan y afectan la trayectoria de un proyecto, puede ser difícil entender cómo cada elemento funciona en conjunto e influye en los resultados.
Los diagramas de matriz ayudan a los gerentes de proyecto a visualizar y evaluar esas relaciones complejas para que puedan tomar mejores decisiones y mantener los proyectos en marcha.
- ¿Qué es un gráfico de matriz?
- ¿Por qué usar diagramas de matriz?
- Cuándo usar diagramas de matriz
- Tipos de gráficos de matriz
- Diagrama de matriz en forma de L
- Diagrama de matriz en forma de Y
- Diagrama de matriz en forma de C
- Diagrama de matriz en forma de T
- Diagrama de matriz en forma de X
- Cómo crear diagramas de matriz
- Defina su propósito
- Recluta a tu equipo
- Identificar y recopilar los conjuntos de datos
- Seleccione el tipo de matriz adecuado
- Determine cómo comparar sus datos
- Documente las relaciones de matriz
- Revise y saque conclusiones
¿Qué es un gráfico de matriz?
Un diagrama o diagrama de matriz es una herramienta de gestión y planificación de proyectos que se utiliza para analizar y comprender las relaciones entre conjuntos de datos.
Los gráficos de matriz comparan dos o más grupos de elementos o elementos dentro de un solo grupo. Ayudan a los gerentes de proyecto a identificar cómo se relaciona la información, así como la fortaleza de esas relaciones.
Los tipos de información que puede analizar en una matriz incluyen:
- Datos
- Funciones
- Conceptos
- Personas
- Materiales
- Equipo
- Acciones
Las relaciones entre los elementos se indica mediante un número o símbolo en la celda donde cada par de elementos que se cruzan.
La forma de matriz que utilice dependerá del número de elementos que desee comparar. Hay cinco diagramas de matriz comunes: en forma de L, en forma de Y, en forma de C, en forma de T y en forma de X.
¿Por qué usar diagramas de matriz?
Los diagramas de matriz son una herramienta eficaz para visualizar relaciones complejas (de muchos a muchos). Ayudan a los gerentes de proyecto a identificar las diferentes formas en que los elementos interactúan y dependen entre sí para tomar mejores decisiones, resolver problemas y mejorar los procesos.
Al colocar grupos de elementos en un gráfico de matriz de filas y columnas, los gerentes de proyecto pueden visualizar más fácilmente la relación entre objetivos, factores y causas dentro de la organización que están observando.
Por ejemplo, al comparar dos listas con una relación individual simple, puede representar fácilmente las relaciones en una tabla directa de lado a lado. Sin embargo, si algunos de los elementos de la lista están relacionados con más de un elemento, la visualización de la tabla de lado a lado es inadecuada. Las conexiones entre cada elemento se enredan y son difíciles de rastrear.
Ahí es donde entra en juego un diagrama de matriz.
Un diagrama de matriz representa claramente esas relaciones complejas documentando las dos (o más) listas como filas y columnas y mapeando sus relaciones dentro de las celdas.
Cuándo usar diagramas de matriz
Puede usar diagramas de matriz siempre que necesite identificar y evaluar las relaciones entre dos o más conjuntos de datos.
Las aplicaciones comunes del análisis de matrices incluyen:
- Identificar las causas de los problemas
- Hacer coincidir los requisitos con las especificaciones
- Asignar recursos en función de la necesidad o la competencia
- Comparar posibles soluciones
- Identificar oportunidades de mejora
- Revisar cómo se cumplen los requisitos
Matrix los diagramas son especialmente útiles cuando se trata de comprender las relaciones causales o de realizar análisis de despliegue de funciones de calidad (QFD).
Tipos de gráficos de matriz
Hay cinco tipos básicos de gráficos de matriz. A continuación cubrimos qué es cada tipo y cuándo usarlo.
Diagrama de matriz en forma de L
Qué es: El gráfico en forma de L es el diagrama de matriz más simple y común. Compara dos conjuntos de datos en una tabla bidimensional.
Un conjunto de datos se representa en la columna de la izquierda y se compara con el segundo conjunto de datos en la fila superior de la tabla. Los números o símbolos notan la relación entre pares en las celdas que se cruzan.
También puede contar las puntuaciones y anotar los totales en las filas finales para ayudar a clasificar o priorizar los elementos dentro del gráfico.
Cuándo usarlo: Use el diagrama en forma de L cuando necesite comparar dos grupos de elementos o un grupo consigo mismo.
Diagrama de matriz en forma de Y
Qué es: El diagrama en forma de Y relaciona tres grupos de elementos que están todos relacionados entre sí en un flujo circular (es decir, A ← → B← →C← →A). Estas relaciones se representan en un diagrama circular.
Cuándo usarlo: Utilice la matriz en forma de Y cuando necesite comparar tres grupos estrechamente relacionados. También se puede utilizar como una simplificación práctica de la matriz en forma de C.
Diagrama de matriz en forma de C
Qué es: Un diagrama en forma de C, como una matriz en forma de Y, compara tres conjuntos de datos. Sin embargo, la matriz en forma de C relaciona los tres grupos simultáneamente en un diagrama cúbico tridimensional.
Cuándo usarlo: Utilice la matriz en forma de C cuando necesite comparar tres grupos simultáneamente (por ejemplo, las personas, los productos y los procesos en una fábrica).
Diagrama de matriz en forma de T
Qué es: Un diagrama en forma de T es esencialmente dos matrices en forma de L unidas por una sola lista. Esta matriz le permite comparar una lista (el «polo» central de la T) con otros dos grupos. Es útil cuando tiene dos conjuntos distintos de preguntas sobre un grupo central.
Cuándo usarlo: Utilice la matriz en forma de T cuando necesite comparar dos grupos relacionados con una lista primaria (pero no entre sí).
Diagrama de matriz en forma de X
Qué es: La matriz en forma de X es útil para comparar dos pares de listas complementarias. Es similar al diagrama en forma de T, pero extiende el gráfico en forma de T para incluir un conjunto adicional de datos.
El resultado es un diagrama con un eje X e Y que forma una cruz o forma » X » que compara cuatro grupos totales de datos. En esta matriz de relaciones, cada eje está relacionado con los grupos inmediatamente adyacentes a él, pero no con el grupo que está enfrente de él.
Cuándo usarlo: Use el diagrama en forma de X cuando necesite comparar cuatro grupos de elementos.
Cómo crear diagramas de matriz
Siga estos pasos para comenzar a realizar un análisis de matriz.
Defina su propósito
Antes de comenzar a construir su diagrama, debe definir su objetivo para el ejercicio. ¿Qué información o ideas está tratando de obtener de su análisis?
Ya sea que simplemente esté explorando relaciones o desee lograr algo más concreto (como tomar una decisión importante del proyecto), identifique claramente ese objetivo desde el principio. Esto lo guiará a medida que recopile datos, seleccione su equipo de soporte y elija un tipo de matriz.
Recluta a tu equipo
A continuación, debes seleccionar a quién quieres en tu equipo. Elija a los miembros del equipo que tengan el tiempo y la experiencia más adecuados para lograr su objetivo declarado. Estas personas deben comprender los conjuntos de datos y ser capaces de relacionar las listas.
Tenga en cuenta que el análisis de matrices puede ser un proyecto que consume mucho tiempo, por lo que es importante que su equipo pueda comprometerse con la tarea.
Identificar y recopilar los conjuntos de datos
Una vez que haya reunido a su equipo, puede comenzar a identificar y recopilar los datos que analizará. Su equipo puede ayudarlo a determinar qué datos deben compararse y es más importante para proporcionar información precisa y significativa.
Tenga cuidado durante este proceso para evitar cualquier sesgo que pueda sesgar sus resultados.
Seleccione el tipo de matriz adecuado
La matriz que utilice para analizar los datos depende de cuál sea su objetivo y de los tipos de datos que esté comparando. (Consulte la sección anterior para determinar qué tipo de diagrama de matriz se adapta mejor a sus conjuntos de datos.)
Determine cómo comparar sus datos
Determine cómo comparará los datos y qué símbolos usará para anotar la matriz.
Por ejemplo, ¿comparará las relaciones basadas en la fuerza (es decir, fuerte, mediana, débil) o algún otro factor como la influencia o la responsabilidad? ¿Cómo marcarás esas relaciones en la matriz?
Documente las relaciones de matriz
Este es el paso central del análisis de matriz. Tómese su tiempo y trabaje metódicamente a través de cada celda, comparando cuidadosamente cada conjunto de relaciones según las reglas que describió en el Paso 5.
Asegúrese de que haya consenso sobre cada decisión y documente cualquier discusión relevante relacionada con el análisis. La documentación puede ayudarlo a revisar sus opciones y finalizar el gráfico.
Revise y saque conclusiones
Una vez que se complete el análisis, puede revisar la matriz para evaluar y sacar conclusiones en función de los resultados.
Si bien el proceso de análisis de matrices puede llevar mucho tiempo, la inversión vale la pena. Los diagramas de matriz le ayudan a comprender los factores, las variables y las relaciones que influyen en su proyecto o negocio, para que pueda tomar mejores decisiones.
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