Matrisdiagram: vad de är och hur man använder dem

Projektledare jonglera en mängd olika processer, program och människor. Med så många variabler som interagerar och påverkar banan för ett projekt kan det vara svårt att förstå hur varje element fungerar tillsammans och påverkar resultaten.

Matrisdiagram hjälper projektledare att visualisera och utvärdera dessa komplexa relationer så att de kan fatta bättre beslut och hålla projekt på rätt spår.

vad är ett matrisdiagram?

ett matrisdiagram eller diagram är ett projekthanterings-och planeringsverktyg som används för att analysera och förstå relationerna mellan dataset.

Matrisdiagram jämför två eller flera grupper av element eller element inom en enda grupp. De hjälper projektledare att identifiera hur information är relaterad samt styrkan i dessa relationer.

de typer av information du kan analysera i en matris inkluderar:

• Data
• funktioner
• begrepp
• människor
• Material
• utrustning
• åtgärder

förhållandena mellan objekt indikeras med ett nummer eller en symbol i cellen där varje par element skär varandra.

matrisformen du använder beror på antalet element du vill jämföra. Det finns fem vanliga matrisdiagram: L-formad, Y-formad, C-formad, T-formad och X-formad.

varför använda matrisdiagram?

Matrisdiagram är ett effektivt verktyg för att visualisera komplexa (många-till-många) relationer. De hjälper projektledare att identifiera olika sätt som element interagerar och är beroende av varandra för att fatta bättre beslut, lösa problem och förbättra processer.

genom att sätta grupper av element i ett matrisdiagram över rader och kolumner kan projektledare lättare visualisera förhållandet mellan mål, faktorer och orsaker inom organisationen de observerar.

när du till exempel jämför två listor med en enkel en-till-en-relation kan du enkelt skildra relationerna i ett enkelt sida vid sida-bord. Men om några av elementen i listan är relaterade till mer än ett annat element är tabellvisualiseringen sida vid sida otillräcklig. Anslutningarna mellan varje element blir trassliga och svåra att spåra.

det är där ett matrisdiagram kommer in.

ett matrisdiagram kartlägger dessa komplexa relationer tydligt genom att dokumentera de två (eller flera) listorna som rader och kolumner och kartlägga deras relationer i cellerna.

när du ska använda matrisdiagram

du kan använda matrisdiagram när du behöver identifiera och bedöma förhållandet mellan två eller flera uppsättningar data.

vanliga tillämpningar av matrisanalys inkluderar:

• identifiera orsakerna till problem
• matcha krav med specifikationer
• fördela resurser baserat på behov eller kompetens
• jämföra möjliga lösningar
• identifiera möjligheter till förbättring
• granska hur väl kraven uppfylls

matrisdiagram är särskilt användbara när man försöker förstå orsakssamband eller genomföra QFD-analys (quality function deployment).

typer av matrisdiagram

det finns fem grundläggande typer av matrisdiagram. Nedan täcker vi vad varje typ är och när du ska använda den.

L-format matrisdiagram

Vad är det: Det L-formade diagrammet är det enklaste och vanligaste matrisdiagrammet. Den jämför två uppsättningar data i en tvådimensionell tabell.

en datamängd visas i den vänstra kolumnen och jämförs med den andra datamängden i tabellens översta rad. Siffror eller symboler anger förhållandet mellan par i de korsande cellerna.

du kan också räkna poängen och notera summorna i slutraderna för att hjälpa till att rangordna eller prioritera objekt i diagrammet.

När ska man använda det: använd det L-formade diagrammet när du behöver jämföra två grupper av objekt eller en grupp till sig själv.

y-format matrisdiagram

Vad är det: Det Y-formade diagrammet hänför sig till tre grupper av objekt som alla är relaterade till varandra i ett cirkulärt flöde (dvs. Dessa relationer är avbildade i ett cirkulärt diagram.

när du ska använda den: Använd den Y-formade matrisen när du behöver jämföra tre tätt relaterade grupper. Den kan också användas som en praktisk förenkling av den C-formade matrisen.

C-format matrisdiagram

Vad är det: ett C-format diagram, som en Y-formad matris, jämför tre uppsättningar data. Den C-formade matrisen relaterar emellertid de tre grupperna samtidigt i ett tredimensionellt kubdiagram.

när du ska använda den: Använd den C-formade matrisen när du behöver jämföra tre grupper samtidigt (t.ex. människor, produkter och processer i en fabrik).

t-format matrisdiagram

Vad är det: ett T-format diagram är i huvudsak två L-formade matriser förenade med en enda lista. Denna matris låter dig jämföra en lista (T: S mitt ”pol”) med två andra grupper. Det är till hjälp när du har två olika uppsättningar frågor om en kärngrupp.

när du ska använda den: Använd den T-formade matrisen när du behöver jämföra två grupper som är relaterade till en primär lista (men inte till varandra).

X-formad matrisdiagram

Vad är det: den X-formade matrisen är användbar för att jämföra två par komplementära listor. Det liknar det T-formade diagrammet men det utökar det T-formade diagrammet för att inkludera en extra uppsättning data.

resultatet är ett diagram med en X – och Y-axel som bildar en kors-eller ”X” – form som jämför fyra totala grupper av data. I denna relationsmatris är varje axel relaterad till grupperna omedelbart intill den, men inte gruppen mittemot den.

När ska man använda det: använd det X-formade diagrammet när du behöver jämföra fyra grupper av objekt.

hur man bygger matrisdiagram

följ dessa steg för att börja genomföra en matrisanalys.

definiera ditt syfte

innan du börjar bygga ditt diagram måste du definiera ditt mål för övningen. Vilken information eller insikter försöker du hämta från din analys?

oavsett om du helt enkelt utforskar relationer eller vill uppnå något mer konkret (som att fatta ett viktigt projektbeslut), identifiera tydligt det målet från början. Detta kommer att vägleda dig när du samlar in data, Välj ditt supportteam och välj en matristyp.

rekrytera ditt lag

Därefter måste du välja vem du vill ha i ditt lag. Välj teammedlemmar som har den tid och expertis som är bäst lämpad för att uppnå ditt uttalade mål. Dessa människor bör förstå datamängderna och kunna relatera listorna.

tänk på att matrisanalys kan vara ett tidskrävande projekt, så det är viktigt att ditt team kan engagera sig i uppdraget.

identifiera och samla in datamängderna

när du har samlat ditt team kan du börja identifiera och samla in de data du kommer att analysera. Ditt team kan hjälpa dig att avgöra vilka data som ska jämföras och är viktigast för att ge korrekta och meningsfulla insikter.

var försiktig under denna process för att undvika bias som kan skeva dina resultat.

välj lämplig matristyp

matrisen du använder för att analysera data beror på vad ditt mål är och vilka typer av data du jämför. (Se avsnittet ovan för att avgöra vilken typ av matrisdiagram som bäst passar dina datamängder.)

Bestäm hur du jämför dina data

Bestäm hur du ska jämföra data och vilka symboler du ska använda för att notera matrisen.

kommer du till exempel att jämföra relationerna baserade på styrka (dvs stark, medium, svag) eller någon annan faktor som inflytande eller ansvar? Hur kommer du att markera dessa relationer på matrisen?

dokumentera matrisförhållandena

detta är kärnsteget i matrisanalys. Ta dig tid och arbeta metodiskt genom varje cell, jämföra varje uppsättning relationer noggrant baserat på de regler du skisserade i steg 5.

se till att det finns enighet om varje beslut och dokumentera alla relevanta diskussioner kring analysen. Dokumentation kan hjälpa dig när du granskar dina val och slutför diagrammet.

granska och dra slutsatser

när din analys är klar kan du granska matrisen för att utvärdera och dra slutsatser baserat på resultaten.

medan processen för matrisanalys kan vara tidskrävande, är investeringen väl värt ansträngningen. Matrisdiagram hjälper dig att förstå de faktorer, variabler och relationer som påverkar ditt projekt eller företag—så att du kan fatta bättre beslut.

Kom igång idag med lättanvända matrisdiagrammallar från Lucidchart.