$400 al mese? 554 dollari al mese?!? Quando ho deciso di ricerca quanto costo servizi di segreteria medica, ero un po ‘ scioccato da quello che ho trovato. Il prezzo più economico che ho trovato per un servizio che poteva almeno scrivere correttamente “HIPAA” era 6 65 al mese, e la maggior parte di loro era più vicina a $200 o più.
Questo mi ha sorpreso perché la funzionalità di base di un servizio di segreteria medica è piuttosto semplice: prendere un messaggio verbale da chi sta chiamando e trasmetterlo a un medico di copertura in qualche formato di testo. Sono un medico di medicina d’urgenza, quindi chiamo sempre gli studi di altri medici al di fuori dell’orario lavorativo e ottengo i loro servizi di segreteria. Ho interagito con centinaia o forse migliaia di loro a questo punto, coprendo cliniche chirurgiche, gruppi di assistenza primaria, pratiche di psichiatria e ogni sorta di altre specialità. Tu lo chiami, io l’ho chiamato, e i servizi di segreteria sono tutti uguali dal lato del chiamante.
Allora, perché ti costa così tanto per me o, cosa più importante, i tuoi pazienti per farti un semplice messaggio di testo? Questo è il 2017 e dovresti abbandonare il tuo servizio di segreteria medica in questo momento perché
Sì, l’abete rosso può sostituire facilmente e indolore il tuo servizio di segreteria medica. E risparmiare denaro. Sono di parte, ma prometto che ha senso, quindi ascoltami.
Abbiamo costruito Spruce con potenti e flessibili funzionalità di telefonia e messaggistica in modo che le organizzazioni sanitarie potessero eseguire le loro intere operazioni sulla piattaforma, coordinando i team e modernizzando sia l’assistenza di persona che la telemedicina. Non lo stavamo progettando per essere usato come un semplice servizio di segreteria telefonica, ma si scopre che si adatta perfettamente a quel disegno di legge. È un po ‘ come il modo in cui la memory foam è stata inventata dalla NASA per la sicurezza degli aerei, ma lo uso principalmente per rendere il mio materasso più confortevole.
Diamo un’occhiata a un modo semplice per impostare Abete rosso per un flusso di lavoro di servizio di segreteria medica…
Il flusso di lavoro del servizio di segreteria telefonica su Spruce
- Crea un account provider su Spruce.
Ti daremo un nuovo secondo numero di telefono subito dopo l’iscrizione, e possiamo anche fornire più numeri, anche, se vuoi; il cielo è il limite. Quindi, installa l’app Spruce sul tuo iPhone o dispositivo Android e sarai in grado di effettuare e ricevere chiamate dal tuo nuovo numero. Tutti i messaggi vocali che si ottiene saranno memorizzati in modo permanente e sicuro, e saranno anche trascritti a destra in app in un modo HIPAA-compliant. Ora avete una vera seconda linea telefonica per uso medico. - Invita i tuoi compagni di squadra.
Usa Spruce per invitare i tuoi compagni di squadra a bordo. Avrete tutti accesso alla stessa casella di posta, e tutti saranno in grado di effettuare chiamate dal tuo nuovo numero e vedere i messaggi e le trascrizioni per ogni paziente. Sarai anche in grado di inviare messaggi a vicenda all’interno di un thread paziente per coordinare le cure dietro le quinte. Ora hai una seconda linea telefonica che puoi condividere senza problemi con tutto il tuo gruppo! - Imposta le notifiche.
Ogni membro del team può impostare le proprie preferenze di notifica in modo indipendente. Vuoi ricevere notifiche push per ogni chiamata o messaggio del paziente? Solo alcuni pazienti? Nessun paziente? È possibile impostare abete tuttavia si desidera. Se sei di guardia, allora si può lasciare le notifiche su. Se è la tua notte o il tuo fine settimana, puoi disattivare tutto. - Scegli le tue preferenze anello.
Abete consente di gestire in modo flessibile le chiamate in arrivo. Si può avere qualsiasi chiamata in arrivo squillare più telefoni contemporaneamente. Oppure è possibile impostare tutte le chiamate in arrivo per andare direttamente alla segreteria telefonica, risparmiando anelli fastidiosi. Un messaggio vocale personalizzato può spiegare ai tuoi pazienti che dovrebbero lasciare un messaggio e che il tuo team lo riceverà, anche dopo ore. Spruce supporta anche un’opzione “urgente” per i chiamanti, se si sceglie di abilitarlo, che ti permette di sapere quando un paziente pensa davvero che qualcosa ha bisogno di attenzione. È possibile modificare queste impostazioni di chiamata ogni volta che vuoi e tutte le volte che vuoi, dando il controllo completo. - Dai ai tuoi pazienti il tuo nuovo numero e saluta il tuo servizio di segreteria.
Dopo i quattro passaggi precedenti, sarai pronto per utilizzare Spruce come servizio di segreteria telefonica. Quando un paziente chiama, lasceranno una segreteria telefonica e poi Spruce ti farà sapere quando sia il messaggio che la sua trascrizione sono pronti per la tua attenzione. Le preferenze dell’anello e le impostazioni di notifica assicureranno che solo le persone rilevanti del tuo team siano in loop e che tu possa annullare il tuo costoso servizio di segreteria telefonica.
Vantaggi dell’utilizzo di Spruce come servizio di risposta
Spruce può essere un semplice sostituto del servizio di risposta esistente, ma il suo potente set di funzionalità significa che ha anche molti vantaggi rispetto a un servizio di risposta tradizionale.
- Posta in arrivo condivisa
Su Spruce, tutto il tuo team collabora su una posta in arrivo condivisa di thread di comunicazione dei pazienti. I messaggi in arrivo (messaggi vocali, testi, messaggi sicuri; tutto) vengono memorizzati in modo sicuro e permanente. Ciò significa che puoi accedere lunedì mattina e vedere tutto ciò che il tuo collega di copertura ha affrontato durante il fine settimana su tutti i tuoi pazienti. Non ci sarà alcuna domanda su come coordinare i messaggi da un servizio di risposta perché tutto sarà automaticamente in un unico luogo. - Canali di comunicazione multipli
Abbiamo trascorso questo intero articolo parlando di chiamate dei pazienti, dal momento che quelli sono tutto ciò che un tipico servizio di risposta gestirà. Tuttavia, Spruce supporta quasi ogni tipo di canale di comunicazione, inclusi SMS, messaggi sicuri, telefonate, e-mail e telemedicina video. Con Spruce, puoi dire ai tuoi pazienti di inviare semplicemente le loro preoccupazioni a te, quando appropriato, sfruttando le numerose efficienze di evitare le telefonate. Oppure i fornitori di copertura possono risolvere piccoli problemi tramite telemedicina, risparmiando viaggi ER spiacevoli e costosi. Utilizzando abete come servizio di risposta può effettivamente ridurre la necessità di un servizio di risposta! - Nessun costo aggiuntivo per notti, fine settimana o vacanze
Questo può sembrare ovvio, ma molti servizi di segreteria telefonica pura addebitano extra per la copertura notturna, del fine settimana e delle vacanze. Non sara ‘ un problema con Spruce. - Conformità HIPAA
Abbiamo progettato Spruce per essere una parte semplice di qualsiasi flusso di lavoro conforme HIPAA. Firmeremo un Business Associate Agreement (BAA) con voi, e abbiamo una profonda comprensione delle esigenze di privacy e sicurezza dei professionisti medici. Siamo un’azienda medica prima di tutto, e lo siamo da anni, quindi argomenti cruciali come la regolamentazione del settore non sono solo un ripensamento per noi.
Prevenire possibili obiezioni
L’utilizzo di Spruce come servizio di risposta medica comporta alcune modifiche rispetto a un servizio di risposta tipico. Penso che la maggior parte di essi siano in realtà cambiamenti in meglio, ma non sarà una soluzione perfetta per tutti, quindi esaminiamo alcuni potenziali problemi che potresti vedere.
“Non voglio gestire ogni messaggio in arrivo”
Questo è facile. Se sei il fornitore di copertura, puoi impostare le notifiche in modo che ti avvisino per ogni chiamata di un paziente in arrivo. Lo svantaggio di questo è che riceverai notifiche per cose che non sono urgenti e per le quali il tuo precedente servizio di risposta non ti ha disturbato.
Per risolvere questo problema, puoi utilizzare l’opzione di menu “urgente” di Spruce e lasciare che i tuoi pazienti indichino che la loro chiamata ha bisogno della tua attenzione dopo le ore. Se disattivi le normali notifiche di abete rosso, riceverai solo avvisi di messaggi di testo per messaggi urgenti, che è effettivamente lo stesso processo di un servizio di risposta standard. Sia l’evidenza aneddotica che la ricerca suggeriscono che i pazienti saranno molto più giudiziosi con questo potere di quanto ci si potrebbe aspettare se non l’hai provato prima.
“Non c’è risposta umana dal vivo”
Vero. A meno che tu non voglia che il tuo fornitore di copertura risponda a ogni chiamata, almeno alcuni dei tuoi pazienti non avranno un essere umano vivo quando chiamano. Ci sono diverse cose da considerare su questo, però:
- Abete rosso vi permetterà di rispondere selettivamente alle chiamate.
I nomi dei pazienti verranno visualizzati sull’ID chiamante per la seconda riga condivisa, in modo da poter scegliere le chiamate importanti da rispondere, se lo si desidera. - È possibile utilizzare il messaggio di saluto vocale per spiegare il processo.
Usa il tuo messaggio vocale personalizzato per spiegare che i messaggi vocali saranno controllati e le questioni urgenti hanno risposto, anche dopo l’orario. - Che cosa sta effettivamente compiendo l’essere umano vivo in un servizio di segreteria telefonica?
Ci penso ogni volta che chiamo il servizio di segreteria di un altro medico. La persona dall’altra parte della linea è piacevole, ma non stanno facendo nulla a parte prendere il mio messaggio, valutare approssimativamente la sua urgenza e trasmetterlo al medico di copertura. Il tempo di questa persona è la ragione principale per cui i servizi di segreteria sono costosi, però, quindi ne vale davvero la pena?
“La trascrizione automatizzata è imprecisa”
Per velocità e sicurezza, Spruce utilizza la trascrizione automatizzata e penso che funzioni abbastanza bene. Non è buono come se un medico addestrato umano sono stati trascrivere i messaggi per voi, ma in realtà potrebbe essere meglio che la maggior parte degli assistenti non medici in un tipico servizio di segreteria telefonica.
Inoltre, se la trascrizione sembra mai inadeguata, il file vocale originale sarà sempre lì in modo permanente, in modo da non perdere nulla che il paziente ha voluto comunicare.
Spruce può funzionare in modo fantastico come servizio di segreteria medica, e penso che potrebbe piacerti anche meglio di quello che stai usando attualmente. Costosi, servizi di segreteria monouso erano necessari in passato, ma gli smartphone e potente, telefonia basata su cloud(come abbiamo in abete!) stanno cambiando il gioco.
Mettiti in contatto con noi per una demo, e possiamo mostrarti esattamente come puoi abbandonare il tuo vecchio servizio di segreteria telefonica ed essere più felice per questo.
Vuoi migliorare il tuo servizio di segreteria medica e risparmiare denaro?
Scopri di più su come le pratiche utilizzano l’abete rosso come servizio di segreteria telefonica per eliminare le spese inutili e fornire cure migliori che i pazienti amano.
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